การค้นหาปัญหาของระบบเดิมที่ใช้อยู่

การที่นักวิเคราะห์ระบบจะทราบได้ว่าองค์กรที่จะทำการวิเคราะห์ระบบนั้นๆ มีปัญหาหรือไม่ จะต้องทำการแยกแยะระหว่างปัญหาที่เกิดขึ้นจริงกับปัญหาที่เกิดจากตั้งข้อสังเกตุของบุคคลากรในองค์กรว่าเป็นปัญหา นักวิเคราะห์ระบบจะต้องฉลาดพอที่จะวินิจฉัยข้อแตกต่างๆระหว่าง 2 ปัญหาที่เกิดขึ้นนี้  และเข้าใจถึงปัญหาที่แท้จริงกับผลของปัญหา เช่น การไม่มีสถานที่เพียงพอสำหรับพนัหงานในสำนักงาน ปัญหาที่เกิดขึ้นดูเหมือนจะเป็นเรื่องการไม่มีพื้นที่เพียงพอสำหรับพนักงาน แต่ที่จริงแล้วปัญหาที่เกิดขึ้น คือ การจัดระบบการวางสิ่งของยังไม่ดีพอ การไม่มีที่เพียงพอเป็นเพียงอาการของปัญหาเท่านั้น นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำความเข้าใจในระบบเหล่านี้

โดยปกติแล้ว นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทราบปํญหาไว้จากหลายๆแหล่ง ในที่นี้จะแจกแจงออกเป็นรายงานปัญหาที่มาจากปัจจัยภายนอกและปัจจัยภายใน

 

รายงานปัญหาที่มาจากปัจจัยภายนอก

• รายงานปัญหาที่มาจากผู้บริหาร

• รายงานปัญหาที่มาจากผู้ตรวจสอบ

• รายงานที่ปัญหาที่มาจากระดับลูกค้า

• รายงานปัญหาที่มาจากระดับคู่แข่งขันทางธุรกิจ

• รายงานปัญหาที่มาจากระดับตัวแทนจำหน่าย เป็นต้น

 

รายงานปัญหาที่จากปัจจัยภายใน

• การประมวลผลทางคอมพิวเตอร์

• ข้อมูลสถิติทางด้านการเงิน

• จากผู้ใช้

• งบประมาณ

• ผู้ตรวจสอบภายในบริษัท

• จากแผนกวิเคราะห์ระบบ เป็นต้น

 

ปัญหาที่เกิดขึ้นในองค์กรนั้น สามารถสรุปถึงแหล่งที่มาของปัญหาซึ่งเป็นจุดเริ่มต้น ของปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นในองค์กรได้ ตัวอย่างเช่น

1. ความปลอดภัยในการเก็บรักษาระบบข้อมูลขององค์กรคาวมเข้มงวดของมาตรการการรักษาความปลอดภัยที่ไม่ได้ มาตรฐาน อาจจะนำไปสู่ปัญหาของระบบที่ใช้อยู่ปัจจุบัน

2. การกำหนดอำนาจหน้าที่ของบุคคลในการใช้ข้อมูลในระบบว่าบุคคลใดจะสามารถใช้ข้อมูลอะไรบ้าง

3. การกำหนดจุดมุ่งหมายของระบบข้อมูลที่มีอยู่ ว่าจะถูกนำไปใช้ในลักษณะใด เพื่ออะไร ยังไม่ชัดเจน ทำให้ไปสู่ความขัดแย้งกันในระบบข้อมูลปัจจุบัน

4. ปัญหาที่มักจะเกิดขึ้นบ่อยๆ คือ การไม่มีระบบธุรกิจที่จะมารองรับการดำเนินงานที่มีอยู่ในปัจจุบันให้เพียงพอขององค์กร

5. ความถูกต้องและความแน่นอนของข้อมูลไม่ดีพอ

6. ในระบบงานที่มีข้อมูลมากๆ หากวิธีการเก็บข้อมูลไม่ดีพอ อาจจะนำมาซึ่งปัญหาได้ เช่น การค้นหาเอกสารที่จะต้องใช้เวลาจำนวนมาก

7. ผู้บริหารก็อาจเป็นสาเหตุหนึ่งของแหล่งที่มาปัญหา เช่น การส่งต่อของเอกสวาร เป็นต้น

 

   การวางแผนเพื่อศึกษาปัญหา

หลังจากที่นักวิเคราะห์ระบบพบสิ่งบอกเหตุของปัญหาแล้ว และพร้อมที่จะทำการกำหนดปัญหา (Problem Definition) สิ่งสำคัญที่จะต้องทำเพื่อเป็นพื้นฐานการวางแผนในอนาคตมีอยู่ 3 ประการ คือ

1. การกำหนดหัวเรื่องของปัญหา (Scope)  หลังจากที่เรากำหนดหัวเรื่องของปัญหาของระบบเป็นหัวใจหลักของขั้นตอนการกำหนดปัญหา (Problem Definition) การที่นักวิเคราะห์ระบบสามารถแยกระหว่างอาการของปัญหากับปัญหาที่แท้จริงได้แล้ว จะทำให้นักวิเคราะห์ระบบได้เข้าใจชัดเจนมากยิ่งขึ้น แต่ปัญหาที่หน้าหนักใจอีกอย่างหนึ่งของนักวิเคราะห์ระบบแบบใหม่ๆ ที่ยังไม่มีประสบการณ์มากนักหรือมีประสบณ์การน้อย หรือสำหรับนักเรียนนักศึกษาที่เรียนการวิเคราะห์ระบบ

2. การกำหนดขอบเขตของปัญหา (Scope) หลังจากที่เรากำหนดหัวข้อของปัญหาแล้วจะต้องกำหนดของเขตในการศึกษาปัญหานั้นๆ เช่น การกำหนดจุดเริ่มต้นของการศึกษาและจุดสิ้นสุดของการศึกษา นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำการเจาะลงไปว่าจะต้องทำการศึกษาในแผนกอะไรขององค์กร กลุ่มบุคคลใดที่จะทำการสอบถามหรือศึกษา - เป็นต้น

3. การกำหนดจุดประสงค์หรือเป้าหมายของการศึกษา (Objective) เป้าหมายที่กำหนดจะต้องไม่ยากหรือมีข้อจำกัดมากจนเกินไป นอกจากนี้เป้าหมายที่วางไว้สามารถตีค่าออกมาเป็นตัวเลขที่วัดได้หรือเป็นรูปธรรมที่มอง้เห็น ซึ่งจะทำให้ผู้บริหารขององค์กรหรือธุรกิจที่ว่าจ้างนักวิเคราะห์และออกแบบระบบสามารถตัดสินใจได้ว่าระบบงานที่ทำได้บรรลุเป้าหมายที่วางไว้หรือไม่

 

    การศึกษาผลกระทบของระบบงาน

เมื่อการพัฒนาระบบเริ่มต้นขึ้น การศึกษาถึงปัญหา ความต้องการ และความเป็นไปได้ของระบบได้ครอบคลุม อยู่ในขั้นตอนของการวิเคราะห์ระบบงานแล้ว ดังนั้น การค้นหาของขอบเขตของระบบและผลกระทบของระบบจะต้องถูกทำไปพร้อมๆกัน การสึกาาของผลกระทบระบบงานแบ่งออกเป็น2กลุ่ม คือ

1. ใครที่จะโดนกระทบ (Who)

2. ระบบงานจะส่งผลกระทบอย่างไร (How)

นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำความเข้าใจว่าระบบงานที่พัฒนาขึ้นจะมีผลกระทบกับใครบ้างโดยบุคคลที่โดนกระทบอยู่ในตำแหน่งใดของธุรกิจ และในบางครั้งระบบที่ทำการพัฒนาขึ้นมาอาจจะทำให้ตำแหน่งบางตำแหน่งกลายเป็นส่วนเกินของระบบ และอาจจะต้องโยกย้ายหรือยุบออกไป

 

   การเขียนรายงานแสดงหัวข้อปัญหา

รายงานแสดงหัวข้อปัญหาเป็นรายงานสั้นๆ แสดงถึงความคืบหน้าในการศึกษาเบื้องต้นของการวิเคราะห์ระบบ และแสดงหัวข้อหลักของระบบที่จะทำการศึกษา ในรายงานฉบับบนี้นักวิเคราะห์ระบบจะต้องเขียนอธิบายให้ชัดเจนถึงปํญหาที่เกิดขึ้น ถ้าไม่สามารถได้ชัดเจนจะเป็นผลที่ทำให้ผู้ว่าจ้างหรือผู้บริหารขาดความมั่นใจในความสามารถของนักวิเคราะห์ระบบ  โดยปกติแล้วผู้บริหารมักจะตัดสินการทำงานของนักวิเคราะห์ระบบจากความประทับใจในงานวิเคราะห์ระบบ ถ้านักวิเคราะห์ระบบแสดงความไม่มั่นใจในตัวเองในสิ่งที่จัดทำขึ้น ผู้บริหารก็มีโอกาสที่จะคาดดำได้ว่างานที่ไม่ถูกต้องหรือไม่ประสบความสำเร็จ ดังนั้น การทำรายงานเพื่อแสดงหัวข้อปัญหาจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างหนึ่งที่จะอธิบายให้กับผู้ว่าจ้างหรือผู้บริหารเข้าใจภาพพจน์ใหม่ของระบบที่จะเกิดขึ้น และมองเห็นแนวคิดทางธุรกิจที่อาจเปลี่ยนไป

 

   สิ่งที่ควรจะมีรายงานแสดงหัวข้อปัญหา

• แนะนำถึงลักษณะของปํญหาทั่วไป เช่น หัวเรื่องของปัญหา (Subject) ขอบเขตของปํญหา (Scope) เป้าหมายในการแก้ปัญหา (Objectives)

• อธิบายของแนวทางเบื้องต้นในการแก้ปัญหา

• แสดงให้เห็นส่วนที่เกืดปัญหา และก่อนที่ไปเกี่ยวข้องกับข้อมูล

• ให้คำนิยามของปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างกระจ่างแจ้งชัดเจน

• เน้นให้เห็นถึงเป้าหมายในการศึกษาเพื่อทำการแก้ไขปรับปรุง

• ให้คำแนะแนะนำที่ดีเกี่ยวกับปัญหาที่เกิดขึ้น

• อธิบายถึงหลักการหรือเหตุผลในการแก้ไข จากแนวความคิดของนักวิเคราะห์ระบบเอง ถ้ามรความจำเป็น

• ให้กราฟรูปภาพ กราฟข้อมูล DFD รูปภาพ แผนภูมิในการอธิบายถึงปัญหาถ้าจำเป็น

 

   การทำแผนภาพตารางเวลา

ในการวางแผนและวิเคราะห์ระบบ วงจรพัฒนาระบบ (SDLC) เป็นแผนภาพรวมของการศึกษา ในการวิเคราะห์ระบบ ตารางที่วางไว้อาจจะเปลี่ยนแปลงได้ทุกเวลา ตารางที่เกิดขึ้นนี้เป็นเพียงแนวทางของนักวิเคราะห์ระบบวาสจะทำอะไรเมื่อไหร่ การทำตารางเวลานี้นักวิเคราะห์ระบบจะต้องเข้าใจชัดเจนถึงปัญหาที่เกิดขึ้น หมายถึง การกำหนดปัญหา นอกจากนี้นักวิเคราะห์ระบบจะต้องศึกษาความเป็นไปได้เบื้องต้นเกี่ยวกับระบบ เพื่อศึกษาความเป็นไปได้ของระบบมาพอสมควร เพื่อได้นำข้อมูลจากการศึกษาความเป็นไปได้เบื้องต้นมาจัดวางแผนงานตารางเวลา การวางแผนงานกำหนดตารางเวลามีหลายวิธี และวิธีหนึ่งที่ใช้กันมาก คือการใช้ Gantt Chart

 

  การศึกษาความเหมาะสม

ขั้นตอนของการศึกษาความเหมาะสมนี้เป็นขั้นตอนของการวิเครา่ะห์เบื้องต้น เพื่อเป็นการศึกษาและใช้ประกอบการตัดสินใจว่าจะพัฒนาระบบที่ใช้อยู่เดิมให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นหรือจะพัฒนาระบบใหม่ทั้งหมด ในขั้นตอนที่นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำความเข้าใจสภาพแวดล้อมของการเพียงบางส่วน ทำงานในปัจจุบัน เช่น การที่จะเอาระบบใหม่ทั้งระบบไปใช้แทนระบบเดิม โดยให้ผู้ใช้เดิมพิจรณาว่ามีความเหมาะสมหรือไม่ หรือทำการเปลี่ยนแปลงระบบการทำงานเพียงบางส่วน แล้วนำเอาวิธีการแบบใหม่เข้าไปแทนจุดนั้น โดยจุดที่มีการเปลี่ยนแปลง เป็นจุดที่มีการทำงานอย่างหนักอยู่แล้ว การพิจณาสภาพความเหมาะสมที่กล่าวมาแล้วข้างต้นเป็นสิ่งที่สำคัญ

 

  ปัจจัยที่ควรศึกษาความเหมาะสม คือ

1. ความเหมาะสมระหว่างระบบกับคนในองค์กร คนเก่าๆในองค์กร

2. ความเหมาะสมทางด้านเศรษฐกิจ โดยการศึกษาถึงต้นทุนของการใช้ระบบใหม่เปรีบยเทียบกับระบบเก่า และผลที่จะได้รับ

3. ความเหมาะสมทางด้านเทคโนโลยี การทำระบบใหม่ย่อมมีค่าใช้จ่ายในการจัดหาอุปกรณ์ใหม่ๆ การเลือกใช้อุปกรณ์ที่เหมาะสมและประโยชน์สูงสุดที่ควรจะได้รับ เพื่อให้ระบบมีประสิธิภาพมากยิ่งขึ้น

 

   วิธีการศึกษาความเหมาะสม

สามารถกำหนดเป้าหมายของการศึกษาได้เป็น2หัวข้อใหญ่ๆ คือ

1. การเข้าใจและกำหนดปัญหาที่แท้จริงของระบบที่จะทำการวิเคราะห์ออกมา

2. การค้นหาวิธีการแก้ปัญหาที่เป็นไปได้มากที่สุดที่จะเข้าไปแก้ปัญหานั้นๆ

 

   ขั้นตอนในการศึกษาความเหมาะสมของระบบ B มีดังนี้

1. การสัมภาษณ์ เป็นการสอบถามความจริงเกี่ยวกับวสภาพปัญหาที่เกิดขึ้น หรือความต้องการของผู้ใช้ที่จะเห็นความเปลี่ยนแปลงหรือเกิดขึ้นในระบบการทำงาน นักวิเคราะห์ระบบจะต้องค้นหาให้ได้ถึงปัญหาและสาเหตุของปัญหาที่แท้จริงซึ่งอาจจะเป็นการยากสำหรับนักวิเคราะห์ เพราะการคาดคั้นเอาความจริงจากผู้ใลช้อาจก่อให้เกิดความความขัดแย้งได้ แต่บางทีอาจจะหลีกเลี่ยงการสอบถามจากบุคคลโดยตรง โดยอาจจะใช้วิธีการสังเกตุจากเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น

2. ทำการศึกษาจากข้อมูลและรายงานเอกสาร ซึ่งเกี่ยวข้องกับหัวข้อเรื่องที่จะทำการศึกษา ว่าสิ่งที่อยู่ในขอบเขตที่ทำการศึกษานั้นมีเอกสารและการเก็บข้อมูลอะไรบ้าง และข้อมูลเอกสารเหล่านี้เกิดขึ้นได้อย่างไร ใครเป็นผู้จัดทำและจัดเก็บ

3. ทำการศึกษาขั้นตอนการดำเนินงานของระบบ โดยศึกษาจากคุ่มือการปฏิบัติงาน หรือเอกสารต่างๆ ที่แสดงขั้นตอนการดำเนินงาน วิธีนี้ จะทำให้ประหยัดเวลาในการเข้าสอบถามผู้ใช้แต่ละคน โดยเอกสารเหล่านี้อาจจะขอได้จากระดับผู้จัดการในขณะที่สัมภาษณ์

4. เขียน Data Flow Diagram หรือ System Flowchart เพื่อแสดงถึงขั้นตอนการทำงาน ซึ่งจะช่วยให้เข้าใจถึงสิ่งที่ทำการศึกษาในขณะนี้ เพราะ DFD คือ ภาพแสดงของระบบเก่าที่กำลังทำการศึกษาอยู่ทั้งหมด

5. ทำการทบทวนหัวข้อเรื่อง (Subject) และเป้าหมายที่วางไว้อีกครั้งหนึ่ง  เนื่องจากบางครั้งหลังจากศึกษาความเป็นไปได้แล้วปัญหาที่พบอาจจะแตกต่างจากปัญหาที่ได้เขียนไว้ในขั้นตอนการกำหนดปัญหาของระบบในตอนต้น ดังนั้น การจัดทำหัวข้อเรื่อง (Subject) ขอบเขต (Scope) และเป้าหมายใหม่ รวมถึงข้อสรุปที่จะเสนอต่อระดับผู้บริหารองค์กร นักวิเคราะห์ระบบจะต้องแสดงให้เห็นความเข้าใจปัญหาอย่างถ่องแท้ในขั้นตอนนี้ มิฉะนั้นระดับผู้บริหารจะขาดความไว้วางใจและไม่เชื่อคำแนะนำ

 

  รายงานการศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study Report)

รายงานการศึกษาความเป็นไปได้เป็นเอกสารที่จะอธิบายระดับผู้บริหารให้ทราบถึงปัญหาที่เกิด และสาเหตุที่ทำให้เกิดปัญหา นอกจากนี้แนวทางจะเสนอแนวทางการแก้ไขปัญหาและข้แนะนำต่างๆ ที่สำคัญดังนี้

1. ปัญหาที่เกิดขึ้นโดยนักวิเคราะห์ระบบจะต้องอธิบายให้เข้าใจถึงปัญหาที่มีอยู่

2. อธิบายถึงขอบเขตปัญหา และแนวทางแก้ไขปัญหาเบื้องต้น

3. แสดงผลของการศึกษาความเหมาะสม ว่าหลังจากที่ได้ทำการศึกษาความเหมาะสมแล้ว ความเป็นไปได้ในด้านต่างๆ มีมากน้อยเพียงใด

4. แสดงให้เห็นถึงหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับระบบมากที่สุด

5. อธิบายระบบทั้งหมด โดยอธิบายถึงระบบเก่าที่ใช้อยู่ และระบบใหม่ที่อาจจะนำมาใช้แก้ไขปัญหาถึงระบบเก่า

6. แสดงรายละเอียดเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายและผลตอบแทน

 

   การจัดเตรียมทำแบบสรุปเกี่ยวกับความต้องการของระบบ

นักวิเคราะห์ระบบควรจะปรับปรุงทุกสิ่งทุกอย่างที่เป็นจุดสำคัญที่ได้จากการศึกษาระบบเดิมที่ใช้อยู่ และจากขั้นตอนนี้จะใช้เป็นแนวทางในการตัดสินใจและเตือนความจำในระหว่างทำการออกแบบในส่วนของรายละเอียด จุดมุ่งหมายของรายงานการสรุป สำหรับใช้บ่งบอกรายละเอียดความต้องการของระบบใหม่ทั้งหมด ถือว่าเป็นขั้นตอนที่สำคัญขั้นตอนหนึ่ง

 

   การจัดทำแบบบันทึกรายละเอียดโปรแกรม

เป็นการวางแผนรายละเอียดลึกลงไปในแต่ละขั้นตอนหรือแต่ละโปรแกรม สำหรับแบบบันทึกรายละเอียดโปรแกรม จะถูกสร้างขึ้นโดยนักวิเคราะห์ระบบสำหรับบันทึกรายละเอียดของโปรแกรม ซึ่งมีองค์ประกอบที่สำคัญอย่างน้อย 7 อย่าง คือ

1. ชื่อโปรแกรมหรือชื่อขั้นตอนการปฏิบัติงานของระบบ (Program / Process Name)

2. หมายเลขอ้างอิงขั้นตอนการปฏิบัติงานของระบบ (Process No.) ซึ่งจะต้องเป็นหมายเลขเดียวกับหมายเลขของขั้นตอนที่ได้แสดงไว้ในแผนภาพ Data Flow Diagram

3. ชื่อของระบบงาน (System Name)

4. ผู้จัดทำ (Preparer)

5. คำอธิบายเบื้องต้นของโปรแกรม (Program / Process Description)

6. อินเตอร์เฟซ หมายถึง รายละเอียดของสิ่งต่างๆ ที่จะมาสู่ระบบของโปรแกรมนี้ หรือที่เรียกกันว่า ข้อมูลนำเข้า และรายละเอียดของสิ่งต่างๆ ที่จะออกจากระบบของโปรแกรมนี้ หรือที่เรียกกันว่า ผลลัพธ์

7. บันทึกรายละเอียดการทำงานของโปรแกรม นักวิเคราะห์ระบบสามารถเพิ่มเติมข้อมูลที่จำเป็นบางประการเข้าไปในแบบบันทึกรายละเอียดโปรแกรม ตามความเหมาะสมและความต้องการในการใช้งานด้วย

 

   ประโยชน์ของการบันทึกรายละเอียดโปรแกรม ได้แก่

1. อำนวยความสะดวกให้นักวิเคราะห์ระบบ สามารถที่ตะกระจายงาน การเขียนโปรแกรม ไปให้กับทีมงานหรือโปรแกรมเมอร์ได้ เนื่องจากได้บันทึกรายระเอียดของขั้นตอนต่างๆ เอาไว้อย่างชัดเจนแล้ว

2. มีผลให้นักวิเคราะห์ระบบสามารถจะรื้อฟื้นความสามารถจะรื้อฟื้นความทรงจำ และตรวจสอบว่าโปรแกรมที่โปรแกรมได้เขียนมาให้นั้น เป็นไปตามที่กำหนดหรือไม่

3. สามารถทำให้ผู้อ่านเข้าใจได้ถึงข้อมูลนำเข้า ขั้นตอนการทำงานของโปรแกรม และผลลัพธ์ซึ่งสามารถเรียกโดยรวมว่า IPO ได้โยรวดเร็ว โดยไม่จำเป็นต้องกลับไปอ่าน Source Code ของโปรแกรมโดยตรงซึ่งจะทำให้เสียเวลามาก

4. นักวิเคราะห์ระบบสามรถติดตามผลการคืบหน้าของการเขียนโปรแกรมของโปรแกรมเมอร์หรือของตนเองได้ โดยอาจจะดูจากการกำหนดวันที่ ที่โปรแกรมควรจะเสร็จ

 

   การออกแบบแฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูล

แฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูลไว้สำหรับระบบเพื่อที่ระบบงานจะสามารถนำเอาข้อมูลไปใช้ให้เกิดประโยชน์ได้ตามต้องการ แฟ้มข้อมูลจึงมีคุณสมบัติที่จะอำนวยให้ข้อมูลสามารถถูกใช้ร่วมกันจากระบบงานระบบย่อยๆ ต่างๆ ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำการวิเคราะห์การใช้งาน การบำรุงรักษา การเปลี่ยนแปลงแก้ไขต่างๆ เกี่ยวกับแฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูล โดยจะต้องคำนึงถึงข้อจำกัดของพื้นฐานของแฟ้มข้อมูลที่มีอยู่ โดยนักวิเคราะห์ระบบจะต้องมีความรู้ความเข้าใจทางด้านแฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูล เพื่อที่จะหาผลลัพธ์ที่ดีที่สุดว่าฐานข้อมูลหรือแฟ้มข้อมูลที่กำลังพิจรณาอยู่นี้ควรจะเป็นแบบไหน อย่างไร

ระบบงานคอมพิวเตอร์ทุกระบบงานในปัจจุบันต้องการกระบวนการที่จะเข้าถึง ข้อมูลที่ต้องการได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว ดังนั้น นักวิเคราะห์ระบบจะต้องพยายามออกแบบฐานข้อมูล ให้เกิดความสะดวกและลดการซ้ำซ้อนกันของข้อมูลให้ได้มากที่สุด เพื่อลดความยุ่งยากในการบำรุงรักษาฐานข้อมูล การใช้ฐานข้อมูลจึงมีบทบาทมากและค่อยๆ มาแทนที่แฟ้มข้อมูลแบบมาตรฐาน อย่างไรก็ดี การที่จะใช้ฐานข้อมูลได้ ระบบคอมพิวเตอร์จำเป็นต้องได้รับการออกแบบให้เหมาะสมกันทั้งซอฟแวร์ก็จะต้องมีระบบบริหารฐานข้อมูล มาเป้นตัวกลาง เพื่อที่จะเชื่อมโยงระหว่างระบบงานคอมพิวเตอร์กับฐานข้อมูล

 

   ระบบรักษาความปลอดภัยและความถูกต้องของระบบงาน

การที่ระบบงานมีระบบการรักษาความปลอดภัย เพื่อคุ้มครองระบบคอมพิวเตอร์ในระดับหนึ่ง ซึ่งเป็นีระดับที่นักวิเคราะห์ระบบและผู้ใช้ระบบและผู้ใช้ระบบคิดว่าเหมาะสมแล้ว ระบบรักษาความปลอดภัย ในระบบงานคอมพิวเตอร์สามารถแบ่งออกได้เป็น2ส่วนใหญ่ คือ

1. ระบบรักษาความปลอดภัยภายนอกระบบงาน (Physical Security)  ในส่วนนี้จะกระทำกันภายนอกระบบงานคอมพิวเตอร์ เช่น การล็อคห้องคอมพิวเตอร์เมื่อเลิกงานหรือการล็อคคีบอร์ดและ / หรือ CPU เพื่อป้องกันไม่ให้บุคคลภายนอกสามารถใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ได้หรือในระบบงาน LAN อาจจะใช้เทอร์มินอลแบบไม่มี Disk Drive เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้สามารถทำการคัดลอก ข้อมูลจากไฟล์เซอร์เวอร์ที่เก็บข้อมูลส่วนกลางได้ ในขณะเดียวกันก็สามารถจะป้องกันการนำเอาข้อมูลหรือโปรแกรมที่ที่ไม่อนุญาติใช้คัดลอกลงไป ซึ่งเป็นการป้องกันการติดไวรัสคอมพิวเตอร์ที่ดีอีกวิธีหนึ่งด้วย

2. ระบบรักษาความปลอดภัยกายในระบบงาน (System Security and Integrity) เนื่องจากปัจจุบัน ระบบงานคอมพิวเตอร์แบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ได้ทำการใช้ข้อูลต่างๆ ของหน่วยงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ มีระบบการกระจายอำนาจการใช้ข้อมูลออกไป ทำให้ระบบจำเป็นจะต้อง มีระบบรักษาความปลอดภัยในระบบงานอย่างพอดีด้วยเพื่อป้งกันไม่ให้ผู้ที่ไม่มีสิทธ์ใช้ข้อมูลสามารถเข้าถึงข้อมูลได้

 

   การทบทวนระบบงานที่ได้ออกแบบแล้ว

เมื่อการออกแบบระบบงานได้เสร็จสมบูรณ์เรียบร้อยแล้ว นักวิเคราะห์ระบบจะต้องนำเอาสิ่งที่ได้ทำการออกแบบไว้แล้วทั้งหมดกลับมาทบทวนใหม่อีกครั้ง และจัดทำรูปแบบของรายงานและนำเสนอ ต่อผู้บริหารและผู้ใช้ระบบ ซึ่งจะแบ่งการทบทวน ออกเป็น2ส่วน คือ

1. ผู้บริหาร (Management Review) นักวิเคราะห์ระบบจะต้องรายงานในเรื่องที่ว่าระบบงานที่ได้พัฒนาขึ้นมานั้น สามารถจะแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นในระบบงานของเขาได้อย่างแท้จริงนอกจากรายงานถึงประวัติต่างๆ ปัญหาที่เกิดขึ้น และทางแก้ไขของระบบที่ได้มีการออกแบบเอาไว้ ตารางเวลาของการนำเอาระบบเข้ามาติดตั้ง (Implementation) รวมทั้งต้นทุนการพัฒนาระบบจะต้องได้รับการแจกแจงให้ทราบด้วย ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงทีมงานที่ร่วมกันพัฒนาระบบ หัวหน้าทีมหรือนักวิเคราะห์ระบบจะต้องแนะนำบุคคลที่เข้ามาใหม่กับฝ่ายบริหารได้รับทราบด้วย

2. ผู้ใช้ระบบ (User Review) ซึ่งเป็นผู้ที่เกี่วข้องกับการวิเคราะห์และออกแบบระบบตั้งแต่เริ่มต้น จะเป็นผู้ทบทวนว่า ระบบงานได้ให้ในสิ่งที่เขาต้องการอย่างแท้จริงหรือไม่นักวิเคราะห์ระบบจะต้องให้ตัวอย่างของการนำเข้าข้อมูลทางจอภาพรายงานแบบต่างๆพร้อมอธิบายรายละเอียดให้กับผผู้ใช้ระบบได้เข้าใจอย่างชัดเจนและในขณะเดียวกันนักวิเคราะห์ระบบจะต้องเตรียมตัวที่จะตอบคำถามให้กับผู้ใช้ระบบด้วย

  ในการวิเคราะห์ระบบนั้น นักวิเคราะห์ระบบไม่ควรที่จะยึดติดกับสิ่งใดสิ่งหนึ่งในการออกแบบและพัฒนาระบบมากจนเกินไป ควรทำตัวเป็นบุคคลให้ยึดหยุ่นและมองภาพให้กว้างมากที่สุดเท่าที่จะทำได้ ซึ่งในปัจจุบันอาจจะเหมาะสมแล้วแต่ในอนาคตอาจจะเกิดสิ่งที่ดีกว่าปัจจุบันหรือมีวิธีการที่เหมาะสมกว่า นักวิเคราะห์ระบบที่ดีจะต้องศึกษาให้ทราบถึงแนวโน้มต่างๆ มาทำการผสมผสานปรับปรุงให้เข้ากับเทคึโนโลยีและความสามารถในปัจตจุบันเท่าที่นักวิเคราะห์ระบบมีอยู่ เพื่อทำการออกแบบระบบงานสำหรับอนาคตต่อไป