วงจรการวิเคราะห์ระบบงาน

            ในการพัฒนาระบบนั้น ได้มีการกำหนดให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน และกำหนดขั้นตอนที่เป็นแนวทางให้นักวิเคราะห์ระบบปฏิบัติงานได้โดยมีข้อบกพร่องน้องที่สุด เพราะงานการวิเคราะห์ระบบในปัจจุบันมีความซับซ้อนของงานมากกว่าสมัยก่อน นักวิเคราะห์ระบบจึงต้องการมาตรฐานในการพัฒนาระบบดังกล่าว จึงได้มีการคิดค้นวงจรการพัฒนาระบบงานขึ้นเพื่อตอบสนองความต้องการของนักวิเคราะห์ระบบ (System Analysis : SA)

            วงจรการพัฒนาระบบงานสำหรับระบบงานทั่วไป

            วงจรการพัฒนาระบบงาน (System Development Life Cycle : SDLC) สำหรับระบบทั่วไปที่ได้มีการคิดค้นขึ้นมา สามารถแบ่งออกเป็นลำดับขั้นได้ 4 ขั้นตอน คือ

1. การวิเคราะห์ระบบงาน เป็นขั้นตอนของการศึกษาระบบงานเดิมใช้ในปัจจุบัน (Current System) ปัญหาที่เกิดจากระบบงานเดิม ตลอดจนการศึกษาถึงความต้องการของธุรกิจ (Business Needs and Requirements) พร้อมกับการประเมินเหตุการณ์ต่างๆเพื่อหาทางเลือกที่เหมาะสมมาแก้ปัญหา

2. การออกแบบและวางระบบงาน เป็นขั้นหลังจากการวิเคราะห์ระบบงานซึ่งเป็นขั้นตอนที่นักวิเคราะห์ระบบจะต้องวางโครงสร้างของระบบงาน ในรูปลักษณะทั่วๆไปและในรูปลักษณะเฉพาะโดยมีการแจกแจงรายละเอียดที่แน่ชัดของแต่ละงาน หรือระบบงานย่อยของระบบที่ได้ออกแบบขึ้นจะถูกส่งไปให้กับโปรแกรมเมอร์เพื่อจะได้ทำการเขียนโปรแกรมให้เป็นระบบที่ปฏิบัติงานได้จริงในขั้นตอนต่อไป

3. การนำระบบเข้าสู่ธุรกิจหรือผู้ใช้ เป็นขั้นตอนที่นำเอาระบบงานมาติดตั้ง (Install) ให้กับผู้ใช้และเพื่อให้แน่ใจว่าระบบงานสามารถปฏิบัติงานได้ตรงตามวัตถุประสงค์ระบบงานจะต้องถูกทำการตรวจสอบมาอย่างดี พร้อมกับการฝึกอบรม (Education and Training) ให้ผู้ใช้สามารถใช้ระบบงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและถูกต้อง

4. การดำเนินการสนับสนุนภายหลังการติดตั้งระบบงาน เป็นขั้นตอนที่ระบบงานใหม่ได้ถูกนำมาติดตั้งแล้วผู้ใช้ระบบอาจยังไม่คุ้นเคยกับการทำงานในระบบใหม่นักวิเคราะห์ระบบควรให้คำแนะนำอย่างต่อเนื่อง เพื่อช่วยเหลือผู้ใช้ระบบในการปฏิบัติงานทั้งนี้รวมถึงความต้องการต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นหรือเปลี่ยนแปลงไปภายหลังจากระบบได้ถูกติดตั้ง ซึ่งมักจะเกี่ยวข้องกับการบำรุงรักษาระบบงาน (System Maintenance) และการปรับปรุงระบบงาน (System Improvemrnt)

เมื่อความต้องการเปลี่ยนแปลงไป และระบบงานที่กำลังปฏิบัติอยู่เป็นประจำ จำเป็นต้องปรับปรุงใหม่ นักวิเคราะห์ระบบจะต้องกลับไปเริ่มต้นที่ขั้นที่ 1 ใหม่และจะเป็นเช่นนี้เรื่อยๆไปถ้าเกิดความเปลี่ยนแปลงของระบบ

 

วงจรการสร้างสื่อการเรียนการสอน (WBI)

    วงจรการพัฒนาระบบงาน (System Development Life Cycle : SDLC) ของระบบสารสนเทศ ได้มีการคิดค้นขึ้นมาโดยมีขั้นตอนที่แตกต่างไปจากวงจรการพัฒนาของระบบงานสำหรับระบบงานทั่วไป ตรงที่มีขั้นตอนในการพัฒนาระบบงานที่ละเอียดกว่าถึง 7 ขั้นตอน ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบต้องทำความเช้าใจว่าในแต่ละขั้นตอนว่าทำอะไรและทำอย่างไร สามารถแบ่งออกเป็นลำดับขั้นตอนดังนี้ คือ

   1. ค้นหาปัญหา โอกาสและเป้าหมาย

   2. ศึกษาความเป็นไปได้

   3. วิเคราะห์ความต้องการของระบบ

   4. ออกแบบระบบ

   5. พัฒนาซอฟต์แวร์และจัดทำเอกสาร

   6. ทดสอบและบำรุงรักษาระบบ

   7. ดำเนินงานและประเมินผล

 

1. ค้นหาปัญหา โอกาสและเป้าหมาย (Identifying Problems,Opportunity and Odjective)

ระบบสารสนเทศจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อผู้บริหารหรือผู้ใช้ตระหนักว่าต้องการสื่อการเรียนรู้ผ่านเว็บ (WBI) หรือต้องแก้ไขระบบเดิมโดยมีขั้นตอนดังนี้

    1.1.  นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ต้องศึกษาระบบโดยละเอียด เพื่อให้เข้าใจถึงปัญหาที่เกิดขึ้นในองค์กร ตัวอย่างปัญหาเช่น

• บริษัท ก เปิดสาขาเพิ่มมากขึ้น ระบบเดิมไม่ได้ครอบคลุมถึงการขยายตัวของบริษัท

• บริษัท ข เก็บข้อมูลผู้ขายได้เพียง 1,000 ราย แต่ปัจจุบันระบบนี้มีข้อมูลผู้ขาย 900 ราย และในอนาคตจะมีเกิน 1,000 ราย

• สื่อการเรียนรู้ผ่านเว็บ (WBI) ในองค์กรหลายๆแห่งในปัจจุบัน ที่ใช้มานานแล้วและใช้เพื่อติดตามเรื่องการเงินเท่านั้น ไม่ได้มีจุดประสงค์เพื่อให้เป็นสื่อการเรียนการสอน (WBI) เพื่อการตัดสินใจ

    1.2. พยายามหาโอกาสในการปรับปรุงวิธีการทำงานโดยการใช้ระบบคอมพิวเตอร์

    1.3. นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ต้องมองเป้าหมายให้ชัดเจน เพื่อจะได้รู้ทิศทางของการทำ

ระบบให้เป็นไปตามเป้าหมายที่วางไว้ เช่น ต้องการแข่งขันกับคู่แข่งในเรื่องการลดต้นทุนในการผลิตสินค้า โดยการนลดจำนวนการสต็อกวัตถุดิบ ดังนั้น นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ จะเห็นถึงปัญหาโอกาส และเป้าหมายในการนำระบบคอมพิวเตอร์เข้าไปใช้ในการเก็บข้อมูลสต็อกวัตถุดิบ และประมวลผลการสั่งวัตถุดิบเป็นต้น

 

2 ศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study)

   2.1.  กำหนดว่าปัญหาคืออะไรและตัดสินใจว่าจะสร้างระบบสื่อการเรียนการสอน (WBI) ใหม่หรือการแก้ไขสื่อการเรียนการสอน (WBI) เดิมมีความเป็นไปได้หรือไม่ โดยเสียค่าใช้จ่ายและเวลาน้อยที่สุด

  2.2. นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ต้องกำหนดให้ได้ว่าการแก้ปัญหานั้น

         2.2.1 มีความเป็นไปได้ทางเทคนิคหรือไม่ เช่น จำนวนเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีอยู่เพียงพอหรือไม่ซอฟต์แวร์แก้ไขได้หรือไม่

         2.2.2 มีความเป็นไปได้ทางบุคลากรหรือไม่ เช่น มีบุคคลที่เหมาะสมที่จะสร้างและติดตั้งระบบหรือไม่ ผู้ใช้มีความคิดเห็นอย่างไรเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง

         2.2.3 มีความเป็นไปได้ทางเศรษฐศาสตร์หรือไม่ เช่น มีเงินลงทุนหรือไม่ค่าใช้จ่ายในการวิเคราะห์และออกแบบ ค่าใช้จ่ายในด้านเวลาที่ต้องใช้ในการสร้างสื่อการเรียนการสอน (WBI)

ดังนั้นในการศึกษาความเป็นไปได้นั้นสามารถสรุปได้ดังต่อไปนี้ คือ

            • หน้าที่ : กำหนดและศึกษาว่าเป็นไปได้หรือไม่ที่จะเปลี่ยนแปลงระบบ

            • ผลลัพธ์ : รายงานความเป็นไปได้

            • เครื่องมือ : เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบและคาดคะเนความต้องการของระบบ

            • บุคลากรและหน้าที่รับผิดชอบ

            • นักวิเคราะห์และออกแบบระบบต้องเก็บรวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็น

            • นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ต้องคาดคะเนความต้องการของระบบและแนวทางแก้ไขปัญหา

            • นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ กำหนดความต้องการที่แน่ชัด เพื่อใช้ในการวิเคราะห์ระบบ โดยที่ผู้บริหารจะตัดสินใจว่าจะดำเนินโครงการต่อไปหรือไม่หรือยกเลิกโครงการ

3. วิเคราะห์ความต้องการของระบบ (Analyzing System Needs)

    3.1 เริ่มตั้งแต่ศึกษาการทำงานของธุรกิจเดิม ว่าทำงานอย่างไร

    3.2 กำหนดความต้องการชองระบบใหม่

    3.3 เครื่องมือ : Data Dictionary, DFD, Process Specification, Data Model, Prototype

    3.4 บุคลากรและหน้าที่ : ผู้ใช้ต้องให้ความร่วมมือ

    3.5 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบศึกษาเอกสารที่มีอยู่ และศึกษาระดับเดิมเพื่อให้เข้าใจการทำงานของระบบ

    3.6 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบเตรียมรายงานความต้องการของระบบใหม่

    3.7 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบเขียนแผนภาพการทำงาน (DFD) ของระบบเดิมและระบบใหม่

3.8 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบสร้าง Prototype ขึ้นมาก่ออน

           

4. ออกแบบระบบ (system Design)

    4.1 การศึกษาระบบเดิมนั้น นักวิเคราะห์ระบบ เริ่มต้นจากการศึกษาเอกสารต่างๆ เช่น คู่มือต่างๆ หลังจากนั้นเป็นการรวบรวมแบบฟอร์มและรายงานต่างๆ

   4.2 นอกจากนั้นจะต้องคอยสังเกตดูการทำงานของผู้ที่เกี่ยวข้องในระบบที่ศึกษา

   4.3 เมื่อนักวิเคราะห์ระบบศึกษาระบบมากเข้าจะพบว่า มีข้อมูลมากมายที่ต้องจัดให้เป็นหมวดหมู่

   4.4 นิยามของข้อมูลเครื่องมือที่ช่วยเก็บคำอธิบายข้อมูลก็คือ พจนานุกรมข้อมูล (Data Dictionary)

5. พัฒนาซอฟต์แวร์และจัดทำเอกสาร (Developing and Documenting Software)

   5.1 เขียนโปรแกรม จัดทำคู่มือการใช้โปรแกรม และฝึกอบรมผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องในระบบ

   5.2 บุคลากรและหน้าที่

   5.3 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบเตรียมสถานที่และการติดตั้งเครื่องคอมพิวเตอร์

   5.4 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบวางแผนและดูแลการเขียนโปรแกรม

   5.5 โปรแกรมเมอร์เขียนโปรแกรม

   5.6 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบดูแลการเขียนคู่มือการใช้โปรแกรมและการฝึกอบรม

6.ทดสอบและบำรุงรักษาระบบ (Testing and Maintenance)

   6.1 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบและทีมงานทดสอบโปรแกรม

   6.2 ผู้ใช้ตรวจสอบว่าโปรแกรมทำงานตามที่ต้องการ

   6.3 ในการบำรุงรักษาระบบต้องมีบุคลากรในทีมพัฒนาระบบคอยรวบรวมคำขอให้บำรุงรักษา  ระบบจากผู้ใช้งานและบุคคลที่เกี่ยวข้อง

   6.4 การบำรุงรักษาระบบ (System Maintenance) เป็นขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการพัฒนาระบบ(SDLC) โดยจะเกิดขึ้นหลังจากที่มีการติดตั้ง และใช้งานระบบแล้ว

7. ดำเนินงานและประเมินผล (Operations Evaluation)

   7.1 ติดตั้งระบบให้พร้อม

   7.2 นำระบบใหม่มาใช้แทนระบบเดิม

   7.3 ใช้ระบบใหม่ควบคู่กับระบบเดิมสักระยะหนึ่ง แล้วดูผลลัพธ์ว่าตรงกันหรือไม่ถ้าใช้งานดี ก็เลิกใช้ระบบเดิม และใช้ระบบใหม่

   7.4 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบทำการประเมินผล เพื่อให้ทราบถึงความพอใจของผู้ใช้ระบบหรือสิ่งที่ต้องแก้ไขปรับปรุงหรือปัญหาที่พบ

 

หลักความสำเร็จของการพัฒนาระบบงาน

หลักการทำให้การพัฒนาระบบงานประสบความสำเร็จ ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบควรรู้ถึงหลักการเหล่านี้ด้วย หลักการสำเร็จของการพัฒนาระบบ ได้แก่

 

ระบบเป็นของผู้ใช้

นักวิเคราะห์ระบบควรระลึกไว้เสมอว่า ระบบเป็นของผู้ใช้ ซึ่งจะเป็นผู้ที่นำเอาระบบและผลงานที่ได้ทำการออกแบบไว้ไปใช้และก่อให้เกิดประโยชน์ต่อระบบธุรกิจของเขา ผู้ใช้ระบบจึงมีส่วนสำคัญที่จะผลักดันให้การพัฒนาระบบงานเป็นไปอย่างถูกต้อง และเพื่อตอบสนองกับความต้องการที่แท้จริง นักวิเคราะห์ระบบจึงจะต้องนำเอาความเห็นของผู้ใช้ระบบเป็นู้เกี่ยวข้องในทุกขั้นตอนของการพัฒนาระบบ

2. ทำการจัดตั้งและแบ่งกลุ่มของระบบออกเป็นกลุ่มงานย่อย

กลุ่มงานย่อยๆ ซึ่งแบ่งออกจากระบบใหญ่ ตามวงจรการพัฒนาระบบงาน ได้แบ่งขั้นตอนของการทำงานเป็นกลุ่มย่อย 4 ขั้นตอน ดังนี้

 

   -ขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบงาน (System Analysis)

   -ขั้นตอนการออกแบบและวางระบบงาน (System Analysis)

   -ขั้นตอนการนำระบบงานเข้าสู่ธุรกิจเพื่อใช้ปฏิบัติงานจริง (System Implementation)

   -ขั้นตอนการติดตามและดำเนินการภายหลังการติดตั้งระบบงาน (System Support)

 

สาเหตุที่ต้องมีการจัดแบ่งกลุ่มออกเป็นกลุ่มย่อยๆ นั้น เพื่อที่จะให้ผู้บริหารโครงการหรือผู้พัฒนาระบบงานสามารถควบคุมความคีบหน้าของการพัฒนาระบบได้อย่างใกล้ชิด และสามารถที่จะกำหนดและควบคุมระยะเวลาที่ใช้ในการพัฒนาระบบได้ดีขึ้นอีกด้วย

3. ขั้นตอนการพัฒนาระบบงานไม่ใช่แบบอนุกรม (Sequential Process)

ขั้นตอนในการพัฒนาระบบงาน ที่ได้กล่าวมา 2 ข้อแรกนั้น สามารถจะทำซ้อนกันได้ ในลักษณะที่ไม่จำเป็นจะต้องรอให้ขั้นตอนแรกทำงานเสร็จก่อนจึงจะทำขั้นตอนต่อไป ทั้งนี้จะต้องขึ้นอยู่กับความเหมาะสมด้วย โโยบางขั้นตอน จะต้องรอให้การทำงานเสร็จ สมบูรณ์ก่อนจึงจะสามารถทำงานในขั้นตอนต่อไปได้

4. ระบบงานข้อมูลถือเป็นการลงทุนอย่างหนึ่ง

การพัฒนาระบบงาน ถือเป็นการลงทุนอย่างหนึ่ง ซึ่งไม่แตกต่างจากการลงทุนซื้อสินค้ามาทำการขายต่อผู้บริโภค สิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบจะต้องควรคำนึงถึง คือ ทางเลือกต่างๆ  รวมถึงการเปรียบเทียบต้นทุนและผลกำไรที่จะเกิดจากระบบงานว่าระบบนั้นๆ คุ้มค่าที่จะทำการลงทุนหรือไม่

5. อย่ากลัวที่จะต้องยกเลิก

ทุกขั้นตอนของวงจรการพัฒนาระบบงานจะต้องมีการศึกษาถึงความเป็นไปได้ ของระบบงาน นักวิเคราะหืระบบจะมีโอกาสเสมอ ที่จะตัดสินใจว่าจะให้ระบบงานนั้นดำเนินต่อไปหรือยกเลิกระบบที่ได้มีการพัฒนาขึ้น ความรู้สึกของนักวิเคราะห์ระบบที่าจะต้องถูกยกเลิกงานที่ทำมาต้งแต่ต้น ซึ่งไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะศึกษาวิเคราะห์ออกแบบจนออกมาเป็นระบบงาน แต่เมื่อการพัฒนาระบบงานไม่สามรถจะทำให้เป็นไปตามความต้องการของผู้ใช้ระบบได้ การยกเลิกโครงการหรือระบบงานก็เป็นสิ่งที่จำเป็น

ข้อเสียต่อความกลัวที่จะต้องยกเลิกระบบงาน คือ

 

    -สุดท้ายแล้วระบบงานนั้นก็จะต้องทำการยกเลิกอยู่ดี เมื่อพยายามจะ หลีกเลี่ยงการยกเลิกระบบงาน

   -การดันทุลังให้ระบบงานที่ควรจะยกเลิกให้ทำงานต่อไป จะต้องใช้เงินเป็นจำนวนมากไปลงทุนเพิ่มในระบบที่ไม่ควรจะลงทุน

   -ใช้เวลาและจำนวนคนเพิ่มมากขึ้น ทำให้งบประมารบานปลาย จนไม่สามารถที่จะควบคุมได้

 

6. ทุกขั้นตอนของการพัฒนาระบบงานต้องมีการจัดทำเอกสารเพื่อใช้อ้างอิงเสมอ

การขาดการทำเอกสารประกอบหรือเอกสารอ้างอิงมักจะส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดต่อระบบงานและต่อนักวิเคราะห์ระบบ เพราะการจัดทำเอกสารมักจะถูกมองข้ามไป เนื่องจากเห็นว่าการจัดทำเอกสารเป็นสิ่งที่เสียเวลา แม้กระทั้งในส่วนของโปรแกรมเอง โปรแกรมเมอร์มักจะไม่เขียนคำอธิบายการทำงานเล็กน้อยๆ ว่าโปรแกรมส่วนนั้นๆ ทำอะไร เพื่ออะไร ทั้งนี้เป็นการยากลำบากสำหรับการกลับมาแก้ไขโปรแกรมในขั้นตอนต่างๆ ซึ่งมีผลทำให้การบำรุงรักษาระบบเป็นการยากและเสียเวลา บางครั้งอาจจะไม่สามรถแก้ไขระบบได้ถึงขนาดที่จะต้องเริ่มการศึกษาวิเคราะห์และออกแบบระบบกันใหม่ การจัดทำเอกสารในที่นี้ หมายถึงรวมบันทึกเหตุการร์ต่างๆ และแนวความคิด รวมทั้งข้อสรุปที่เกิดขึ้นในแต่ละขั้นตอนของการพัฒนาระบบงานด้วย