ความหมายของระบบ (System)

        ก่อนที่จะทำการวิเคราะห์ระบบนั้น ควรทำความเข้าใจและทำความรู้จักกับระบบก่อนว่าระบบคืออะไร หมายถึงอะไรมีส่วนประกอบหรือองค์ประกอบที่จะประกอบเป็นระบบได้อย่างไร ซึ่งได้มีผู้ให้คำจำกัดและความหมายของระบบเอาไว้หลายความหมายด้วยกัน ดังนี้

              ระบบ(System) มีความหมายตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถานพ.ศ.2525 ได้ให้ความหมายเอาไว้ว่าระบบคือระเบียบเกี่ยวกับการรวมสิ่งต่างๆ ซึ่งมีลักษณะซับซ้อนให้เข้าลำดับประสานเป็นอันเดียวตามหลักเหตุผลทางวิชาการ หรือหมายถึงปรากฏการณ์ทางธรรมชาติซึ่งมีความสัมพันธ์ประสานเข้ากัน โดยกำหนดรวมเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน

             ระบบ(System)  คือกระบวนการต่างๆ ที่อยู่ในเครือข่ายเดียวกันและมีความสัมพันธ์กันระหว่างขบวนการเหล่านั้น และเชื่อมต่อกันเพื่อทำงานใดงานหนึ่งให้บรรลุถึงเป้าหมายที่วางไว้

             ระบบ(System)คือกลุ่มขององค์ประกอบต่างๆ ที่ทำงานร่วมกันเพื่อจุดประสงค์อันเดียวกันและเพื่อให้เข้าใจในความหมายของคำว่าระบบที่ต้องทำการวิเคราะห์ จึงต้องเข้าใจลักษณะของระบบก่อน

ลักษณะของระบบ

           ระบบมีลักษณะที่ควรรู้และศึกษาดังนี้

1. ระบบ หมายถึง การรวมของส่วนย่อยๆ ที่เกี่ยวข้องกันตั้งแต่หนึ่งส่วนขึ้นไปเป็นหน่วยเดียวกัน เพื่อวัตถุประสงค์หรือมความมุ่งหมายอย่างเดียวกัน เช่น ระบบราชการ แผ่นดิน ประกอบด้วย กระทรวง ทบวง กรมและกองต่างๆเป็นต้น หรือระบบสุริยจักรวาล (Solar System) ประกอบด้วย ดวงดาวต่างๆ ที่อยู่รวมกันเป็นกลุ่มเดียวกันเป็นต้น

2. ระบบ หมายถึง ระบบการทำงานขององค์การต่างๆ ที่ประกอบด้วยระบบย่อยๆหลายระบบรวมกันลำงานร่วมกัน ซึ่งจะต้องมีการปฏิบัติงานอย่างใดอย่างหนึ่งเพื่อประโยชน์หรือโดยมีวัตถุประสงค์ร่วมกันหรืออย่างเดียวกัน เช่น ระบบโรงเรียน ระบบโรงพยาบาล ระบบธนาคาร ระบบบริษัท ระบบห้างร้าน เป็นต้น

3. การทำงานของหน่วยย่อยต่างๆของระบบ จะต้องมีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องประสานกัน โยมีวัตถุประสงค์หรือความมุ่งหมายร่วมกันหรืออย่างเดียวกัน เช่น ในองค์กรหนึ่งอาจแบ่งออกหลายฝ่าย หรือหลายแผนก โดยแต่ละฝ่ายหรือแต่ละแผนกจะมีหน้าที่ในการทำงานร่วมประสานเพื่อวัตถุประสงค์เดียวกัน

4. ระบบอาจถูกจำแนกแยกเป็นประเภทใดประเภทหนึ่ง หรือหลายประเภท ทั้งนี้สุดแต่ว่าใครเป็นผู้จำแนก และผู้ที่ทำการจำแนกจะเห็นว่าควรแบ่งหรือควรจะจัดเป็นประเภทใด เช่น เป็นระบบเปิดหรือระบบปิด ระบบเครื่องจักร หรือระบบกึ่งเครื่องจักรเป็นต้น

องค์ประกอบของระบบ

                การที่จะกล่าวหรืออธิบายถึงองค์ประกอบของระบบว่าประกอบด้วยอะไรบ้างนั้นขึ้นอยู่กับความคิดเห็นของผู้ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ซึ่งจะไม่เหมือนกันแต่โดยทั่วๆไปแล้วมักจะแบ่งองค์ประกอบออกเป็น 2 องค์ประกอบใหญ่

1. องค์ประกอบแบบ 6 M คือ Man,Money,Material,Machine,Management,และ Morale ดังรายละเอียดดังต่อไปนี้

      1.1.Man หมายถึง บุคลากร คือ ผู้ที่จะต้องเกี่ยวข้องกับระบบงาน หรือหมายถึงคนทุกคนที่เกี่ยวข้องกับระบบงานนั่นเอง อาจจะประกอบไปด้วยผู้บริหารระดับต่างๆ ซึ่งจะมีทั้งผู้บริหาร ระดับสูง ระดับกลาง และปฏิบัติงานและอาจจะประกอบด้วยวิชาการในประดับต่างๆ แต่จะนับรวมลูกค้าหรือผู้บริโภค ซึ่งเป็นผู้ที่มีความสำคัญไม่น้อยของระบบด้วยหรือไม่ก็ย่อมแล้วแต่นักวิชาการทางด้านบริหารระบบจะตัดสินใจ

     1.2.Money หมายถึง เงินหรือทรัพย์สินที่มีค่าเป็นเงินของระบบ ซึ่งนับเป็นหัวใจที่สำคัญอย่างหนึ่งของระบบ เช่น เงินทุน เงินสด เงินหมุนเวียน เงินค่าใช้จ่าย หรือเงินรายรับรายจ่ายต่างๆ เหล่านี้เป็นต้น ถ้าการเงินของระบบไม่ดีพอแล้ว ระบบนั้นย่อยจะประสบกับความยุ้งยากหรืออาจถึงแก่การหายนะได้ เพราะฉะนั้นระบบธุรกิจทุกชนิดจะต้องมีความระมัดระวังในเรื่องของการเงินเป็นพิเศษ

     1.3.Material หมายถึง ตัวสินค้าหรือวัสดุที่ใช้ในการผลิตสินค้า ซึ่งเป็นอีกองค์ประกอบหนึ่งที่มีความสำคัญของระบบไม่น้อย ปัญหาในเรื่อง Material หรือสินค้าและวัสดุนี้มี 2 ประการใหญ่ๆ

               1.3.1.ประการแรก เป็นการขาดแคลนวัสดุ เช่น การขาดวัตถุดิบสำหรับใช้ในการผลิตสินค้าของโรงงานอุตสาหกรรม เมื่อขาดวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิต ก็จะทำให้ทำให้ไม่มีสินค้าสำหรับขาย ผลก็คือการขาดทุน

               1.3.2.ประการที่สอง คือ การมีวัตถุดิบมากเหินความต้องการ เช่น มีสินค้าที่จำหน่ายหรือขายไม่ออกมากเกินไป ทำให้เงินทุนไปจมอยู่กับวัตถุดิบทำให้เกิดการขาดทุนเช่นเดียวกันนั่นเอง

      1.4.Machine หมายถึง เครื่องจักร อุปกรณ์ และเครื่องมือใช้ในโรงงานหรือในสำนักงาน ซึ่งนับว่าเป็นองค์ประกอบที่สร้างปัญหาให้กับระบบอย่างสำคัญประการหนึ่งเหมือนกัน ปัญหาที่ทำให้ได้กำไรหรือขาดทุนมากที่สุดของธุรกิจมักเกิดจากเครื่องจักรและอุปกรณ์การทำงานเป็นส่วนใหญ่ เช่น เครื่องมีกำลังผลิตไม่พอ เครื่องเก่า หรือเป็นเครื่องที่ล้าสมัยทำให้ต้องเสียค่าซ่อมบำรุงสูงมีกำลังผลิตน้อยประสิทธิภาพ ในการทำงานต่ำ แต่ค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำรุงหรือการทำงานที่ล่าช้า ทำงานไม่ทันกำหนดเวลาที่กำหนดไว้ ทำให้เกิดความเสียหายและขาดรายได้หรือขาดทุน เป็นต้น

      1.5 Management หมายถึง การบริหารระบบซึ่งเป็นอีกเรื่องหนึ่งที่ทำให้ระบบเกิดปัญหา เพราะการบริหารที่ไม่ทันต่อการเปลี่ยนแปลง ของสภาวะแวดล้อมหรือไม่ทันต่อการเปลี่ยนแปลงของสังคม เศรษฐกิจและการเมืองที่เรียกกันว่า ไม่เป็นไปตามโลกานุวัตร หรือการได้ผู้บริหารที่ไม่มีประสิทธิภาพมาบริหารงาน ซึ่งส่วนมากมักเกิดขึ้นในระบบราชการ สำหรับระบบทางธุรกิจของเอกชนจะถือว่า การบริหารงานเป็นเรื่องที่สำคัญที่สุด เพราะถ้าการบริหารไม่ดีแล้วธุรกิจนั้นก็ไม่สามารถที่จะอยู่ได้ กิจการต้องล้มเลิกไปในที่สุด

      1.6 Morale หมายถึง ขวัญหรือกำลังใจของบุคคลในระบบ หรือหมายถึง ค่านิยมที่มีต่อคนของในระบบหรือต่อองค์กรมากกว่า ซึ่งเป็นค่านิยมของคนในระบบที่มีขวัญและกำลังใจในการปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ และค่านิยมของผู้บริโภคหรือบุคคลภายนอกที่เกี่ยวข้องเพื่อสนับสนุนให้ระบบอยู่รอด การกระตุ้นและจู.ใจด้วยวิธีต่างๆ ก็มีจุดมุ่งหมายในสิ่งนี้ระบบที่ขาดค่านิยมหรือขาดความเชื่อมั่นหรือขาดความเชื่อถือของบุคคล ระบบนั้นก็มักจะอยู่ต่อไปไม่ได้ จะต้องประสบกับความล้มเหลวมากที่สุด

 

      2.องค์ประกอบแบบ 4 ส่วน ซึ่ง 4 ส่วนนี้ ประกอบไปด้วย Input, Processing, Output และ Facebook

            2.1 Input หมายถึง ข้อมูลหรือระบบข้อมูลที่ใช้เข้าสู่ระบบ เพื่อประโยชน์ในการนำไปใช้เป็นสารสนเทศเพื่อการบริหาร หรือเพื่อการตัดสินใจ ข้อมูลดังกล่าวมีอยู่ในหลายลักษณะด้วยกัน เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบสั่งซื้อสินค้า เป็นต้น

           2.2 Processing หมายถึง ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ซึ่งอาจจะแบ่งได้เป็น

                   2.2.1 การปฏิบัติงานตามขั้นตอนต่างๆ ตามที่กำหนดไว้

                   2.2.2 การควบคุมการปฏิบัติงาน

                   2.2.3 การตรวจสอบผลปฏิบัติงาน

                   2.2.4 การรวบรวมข้อมูล

                  2.2.5 การตรวจสอบข้อมูล

                  2.2.6 การ Update ข้อมูล

                  2.2.7 การประมวลผลข้อมูลเพื่อให้ได้ Output

           2.3 Output หมายถึง ผลของการปฏิบัติงานต่างๆ ซึ่งอาจแบ่งได้เป็น

                  2.3.1 ข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติงาน

                 2.3.2 ข้อมูลที่ได้จากการประมวลผลข้อมูล

                 2.3.3 ใบรายงานต่างๆ จากการปฏิบัติงาน

                 2.3.4 ใบบันทึกการปฏิบัติงาน

                 2.3.5 การทำทะเบียนและบัญชีต่างๆ เป็นต้น

          2.4 Feedback หมายถึง ข้อมูลย้อนกลับหรือผลสะท้อนจากการปฏิบัติงาน เช่น ความนิยมในผลงานที่ได้ปฏิบัติ ความเจริญหรือความเสื่อมของธุรกิจ เป็นต้น

 

กระบวนการ

  กระบวนการ (Procedure) คือ การแสดงถึงการทำงานแต่ละขั้นตอน ซึ่งอธิบายให้เห็นถึง

                • สิ่งที่ถูกกระทำ (What)

                • จะทำเมื่อไหร่ (When)

                • ใครเป็นคนทำ (Who)

                • จะทำอย่างไร (How)

            ซึ่งในการที่จะทำการศึกษาระบบใดๆ ก็ตามจะต้องทำความเข้าใจการทำงานของระบบนั้นๆ ให้ดีก่อนโดยการอาศัยคำถามข้างต้น 4 ข้อ มาถามตนเองอยู่ตลอดเวลา

ประเภทของระบบ

            ระบบยังสามารถจะแบ่งแยกออกได้หลายลักษณะด้วยกัน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะความต้องการของผู้ใช้ระบบว่าต้องการแบ่งระบบออกมาในลักษณะใด การแบ่งประเภทของระบบแบ่งได้เป็น

1.ระบบธรรมชาติ (Natural System) และระบบที่คนสร้างขึ้น (Manmade System)

        1.1 ระบบธรรมชาติ (Natural System) และระบบที่คนสร้างขึ้น (Manmade System)

หรือปล่อยให้เป็นไปตามธรรมชาติ หรือโดยการอาศัยธรรมชาติเป็นส่วนใหญ่ เช่น ระบบไฟฟ้าน้ำตก ระบบการค้าขายของเอกชนที่เป็นไปโดยธรรมชาติต่างคนต่างทำที่ไม่มีการจัดระบบหรือระเบียบอย่างใดอย่างหนึ่งไว้

       1.2 ระบบที่คนสร้างขึ้น (Manmade System) หมายถึง ระบบที่มีการสร้างขึ้นซึ่งอาจเป็นการสร้างจากระบบธรรมชาติเดิมหรืออาจไม่ได้อาศัยระบบธรรมชาติเดิมก็ได้ เช่น ระบบบริหารราชการแผ่นดินที่เป็นไปตามกฎหมาย ระบบธนาคาร ระบบบริษัท ระบบเครื่องจักร เป็นต้น

2.ระบบปิด (Close System) และระบบเปิด (Open System)

      2.1 ระบบปิด (Close System) หมายถึง ระบบที่มีการควบคุมการทำงาน และการแก้ไขด้วยตัวของระบบ เองอย่างอัตโนมัติ โดยระบบไม่เปิดโอกาสให้คนภายนอกเข้าไปปฏิบัติได้ด้วยตนเอง หรือไม่เปิดโอกาสให้บุคคลภายนอกนอกได้เข้าร่วม การดำเนินการ เมื่อบุคคลภายนอกต้องการขอให้บริการจะต้องส่งงานให้บุคคล ในระบบงานเป็นผู้ปฏิบัติให้ ทั้งนี้ เพื่อเป็นการป้องกันการเสียหายอันจะเกิดขึ้น ของระบบเพื่อป้องกันความลับของการปฏิบัติงานก็ได้

     2.2 ระบบเปิด (Open System) หมายถึง ระบบที่ไม่มีการควบคุมการทำงานด้วยตัวระบบเอง จะต้องทำการควบคุมดูแลโดยมนุษย์ ระบบที่เปิดโอกาสให้บุคคลภายนอกเข้าไปปฏิบัติงานได้ เช่น ยอมให้บุคคลภายนอกเข้าไปทำงานกับ เครื่องคอมพิวเตอร์ได้ด้วยตนเอง เป็นต้น ระบบเปิดส่วนมากเป็นระบบการใช้เครื่องจักร เช่น ระบบเครื่อง ATM หรือระบบการใช้ห้องสมุดเป็นต้น

3. ระบบคน (Man System) ระบบเครื่องจักร (Machine System) และระบบคนเครื่องจักร (Man-Machine System)

     3.1 ระบบคน (Man System หรือ Manual System) หมายถึง ระบบที่การปฏิบัติงานส่วนใหญ่จะใช้แรงงานของคน หรือระบบที่ใช้แรงงานของคนในการทำงานโดยตรง อาจจะมีเครื่องจักรช่วยในการทำงานบ้างก็ได้ แต่จะต้องเป็นเครื่องจักร ที่มีอยู่ภายใต้การควบคุมของคนโดยตรง  เช่น ระบบการประมวลผลด้วยมือ ระบบการลงบัญชีหรือทะเบียนโดยใช้คนเป็นผู้ทำ ได้แก่ การรับหนังสือ การพิมพ์หนังสือ การลงทะเบียน ระบบการควบคุมการจราจรโดยใช้เจ้าหน้าที่ไปทำการโบกรถที่ถนน การทำงานอุตสาหกรรมในครัวเรือนโดยใช้คนทำ การตัดเย็บเสื้อผ้าด้วยมือ เป็นต้น

     3.2 ระบบเครื่องจักร (Machine System) หมายถึง ระบบการทำงานที่ใช้เครื่องจักรโดยตรง คือ เครื่องจักรจะเป็นผู้ทำงานให้

ซึ่งอาจจะใช้คนบ้างเพื่อควบคุมให้เครื่องจักรทำงานไปได้เท่านั้น เช่น การฝากถอนเงินโดยใช้เครื่อง ATM การทอผ้าด้วยเครื่องทอผ้า การพิมพ์หนังสือของโรงพิมพ์การบรรจุขวดของน้ำอัดลม ยา หรือ อาหารกระป๋อง การบรรจุหีบห่อ ที่ทำโดยตรงด้วยเครื่องจักร เป็นต้น

     3.3 ระบบคน-เครื่องจักร (Man-Machine System) หมายถึง ระบบที่มีการทำงาน ร่วมกันของคนและเครื่องจักร ซึ่งจะต้องมีทั้งสองอย่าง จะขาดสิ่งใดสิ่งหนึ่งไม่ได้ เช่น การฝากถอนเงินที่เคาน์เตอร์ของธนาคารในระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งจะมีพนักงานธนาคารเป็นผู้คีย์ข้อมูลอยู่ที่เคาน์เตอร์ ระบบสื่อสารที่ต้องมีการควบคุม เช่น ระบบโทรศัพท์ที่โอเปอเรเตอร์เป็นผู้ควบคุมระบบการใช้ลิฟท์ที่ต้องมีพนักงานเป็นผู้ควบคุม เป็นต้น

4. ระบบหลัก (Main System) หมายถึง ระบบที่ได้วางไว้เป็นหลัก หรือแนวทางสำหรับการกำหนด หรือสำหรับจัดทำระบบรองเพื่อให้เหมาะสมกับสถานการณ์บางอย่างหรือเพื่อให้เหมาะสมกับหน่วยปฏิบัติงานย่อย ระบบหลักส่วนมาก จะเป็นระบบที่วางไว้อย่างกว้างๆ เพื่อให้ให้เข้ากับทุกสถานการณ์หรือทุกหน่วยงาน

      4.1 ระบบหลัก (Major System) หมายถึง ระบบที่วางไว้เป็นหลัก หรือแนวทางการกำหนด หรือสำหรับการจัดทำระบบรองเพื่อให้เหมาะสมกับสถานการณ์ต่างๆบางอย่างหรือเพื่อให้เหมาะกับหน่วยปฏิบัติงานย่อย ระบบหลักส่วนมากจะเป็นระบบที่วางไว้อย่างกว้างๆ เพื่อให้เข้ากันได้กับทุกสถานการณ์ทุกหน่วยงาน

     4.2 ระบบรอง (Minor System) หมายถึง ระบบที่ช่วยเสริมระบบหลักให้สมบูรณ์หรือมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เช่น การทำงานที่มีแผนระยะสั้นและแผนระยะยาว

5. ระบบใหญ่ (System) และระบบย่อย (Sub System)

    5.1 ระบบใหญ่ (System) หมายถึง ระบบรวม หรือที่รวมระบบย่อยๆ ตั้งแต่หนึ่งระบบขึ้นไป เพื่อปฎิบัติงานอย่างใดอย่างหนึ่ง โดยมีวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายเดียวกันหรือรวมกัน เช่น ระบบบริหารราชการแผ่นดินที่ประกอบด้วยกระทรวงและทบวง หรือระบบองค์ประกอบธุรกิจที่ประกอบด้วยฝ่ายหรือแผนกงานต่างๆ

    5.2 ระบบย่อย (Sub System) หมายถึง ระบบย่อยของระบบใหญ่ เพื่อปฏิบัติงานอย่างใดอย่างหนึ่งของระบบใหญ่ หรือเป็นส่วนหนึ่งของระบบใหญ่ ซึ่งถ้าขาดระบบย่อยส่วนใดส่วนหนึ่งแล้ว ระบบใหญ่จะดำเนินการต่อไปไม่ได้ และระบบย่อย เหล่านี้อาจจะแบ่งออกเป็นระบบย่อยๆ ต่อไปได้อีกเป็นลำดับๆไป

6. ระบบธุรกิจ (Business System) และระบบสารสนเทศ (Information System)

    6.1 ระบบธุรกิจ (Business System) หมายถึง ระบบที่ทำงานจุดประสงค์ด้านธุรกิจ โรงแรมอุตสาหกรรม เป็นระบบธุรกิจ โรงงานอุตสาหกรรม เป็นระบบธุรกิจเพื่อจุดประสงค์ด้านการผลิต ระบบขนส่ง ระบบโรงแรม ระบบการพิมพ์ ระบบธนาคาร และอื่นๆ อีกมากมาย ล้วนแล้วแต่เป็นระบบธุรกิจทั้งนั้นแต่ละระบบมีจุดประสงค์แตกต่างกันออกไป ระบบธุรกิจอาจจะแบ่งเป็นย่อยๆ ลงไปได้อีก

    6.2 ระบบสารสนเทศ (Information System) หมายถึง ระบบช่วยในการจัดการข้อมูลที่ต้องการใช้ในระบบธุรกิจ ช่วยเก็บตัวเลขและข่าวสารเพื่อช่วยในการดำเนินธุรกิจและการตัดสินใจ เช่น ระบบการเก็บข้อมูลลูกค้า อันได้แก่ ชื่อ ที่อยู่ สินค้าที่ซื้อขาย การจ่ายเงินของลูกค้าเป็นอย่างไร มีการติดหนี้หรือหนี้สูญหรือไม่อย่างไร ซึ่งระบบสารสนเทศนี้อาจจะใช้หรือไม่ใช้คอมพิวเตอร์ก็ได้ การวางแผนข้อมูลอย่าง มีประสิทธิภาพเป็นกูญแจสำคัญที่นำไปสู่ความสำเร็จในด้านธุรกิจอย่างมาก

7. ระบบงานประมวลผลข้อมูล (Data-Processing System) หมายถึง ระบบข้อมูลของคอมพิวเตอร์ที่ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อตอบสนองความต้องการของธุรกิจเพื่อใช้ประมวลผลข้อมูลจำนวนมากๆ เป็นประจำ เช่น การประมวลผลเงินเดือน สินค้าคงคลัง เป็นต้น ระบบงานประมวลผลข้อมูลจะเป็นระบบที่ช่วยลดเวลาในการปฏิบัติงานลง โดยอาศัยความสามารถของคอมพิวเตอร์มาทดแทนการประมวลผลข้อมูลด้วยคน

8. ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร (Management Information System) หมายถึง ระบบที่นำข้อมูลมาทำการวิเคราะห์ โดยมีจุดประสงค์เพื่อสร้างข้อมูลให้กับนักบริหารเพื่อประกอบการตัดสินใจ หรือเรียกระบบนี้ว่า MIS ระบบนี้เป็นระบบงานคอมพิวเตอร์ (Information System) แบบหนึ่ง ซึ่งต้องการปัจจัย 3 ประการ คือ

       8.1 คน (People)

      8.2 ฮาร์ดแวร์ (Hardware)

      8.3 ซอฟต์แวร์ (Software)

9. ระบบช่วยการตัดสินใจ (Decision Support System) หมายถึง ระบบการทำงานที่จะมีลักษณะโครงสร้างการทำงานคล้ายกับระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร (MIS) จะแตกต่างกันตรงที่ระบบนี้ไม่ได้มีการนำข้อมูลมาใช้เพื่อประกอบการตัดสินใจเท่านั้น แต่ระบบนี้จะนำข้อมูลมาทำการวิเคราะห์พร้อมกับพิจารณาถึงทางเลือกที่จะเป็นไปได้ทั้งหมดของธุรกิจ และรายงานผลให้นักบริหารทราบว่าทางเลือกไหนที่ระบบเห็นว่าดีที่สุด และทางไหนแย่ที่สุดลดหลั่นกันไปตามลำดับ ถึงแม้ว่าระบบนี้จะทำการเสนอทางเลือกต่างๆ ให้กับผู้ใช้ แต่สุดท้ายแล้วการตัดสินใจเลือกขึ้นอยู่กับการตัดสินใจของผู้บริหาร ระบบนี้เรียกอีกอย่างว่า DSS

ระดับของผู้ใช้ระบบ

        เมื่อมีระบบเกิดขึ้นมาแล้วก็ย่อมต้องมีผู้ใช้ระบบเกิดตามขึ้นมาด้วย ผู้ใช้ระบบในที่นี้ หมายถึง บุคคลซึ่งเชื่อมโยง เกี่ยวข้อง หรือมีความสำคัญกับระบบ ประเภทของผู้ใช้ระบบสามารถแบ่งออกตามขอบเขตหน้าที่และความรับผิดชอบอย่างกว้างๆ เป็น 4 กลุ่ม คือ

1. เสมียนพนักงานและผู้ให้บริการ (Clerical and Service Staff) หมายถึงพนักงานที่มีหน้าที่เกี่ยวกับการจัดกิจกรรมหรือจัดทำข้อมูลในลั()กษณะที่ใช้ประจำวัน (Day – to – Day Information) ในธุรกิจหรือในหน่วยงานที่สังกัดอยู่ เช่น การพิจารณาข้อมูลการให้สินเชื่อ สำหรับลูกค้าแต่ละราย การบันทึกและตัดสต็อก หรือการพิมพ์จดหมายโต้ตอบ จะเห็นได้ว่าพนักงานกลุ่มนี้มักจะเป็นพนักงานที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับข้อมูลที่เป็นข้อมูลในมาตรฐานเบื้องต้นหรือจะเรียกสั้นๆว่าข้อมูลดิบ (Raw Data) ซึ่งเป็นพื้นฐานที่จะนำไปสู่ข้อมูลที่จะเป็นประโยชน์ต่อฝ่ายบริหารต่อไป

2. หัวหน้าหน่วยหรือซุปเปอร์ไวเซอร์ (Supervisory Staff) หมายถึง ผู้ที่ทำหน้าที่ควบคุมกิจกรรมที่เกิดขึ้นประจำวันของธุรกิจ หรืออาจกล่าวอีกอย่างหนึ่งคือ บุคคลเหล่านี้จะทำหน้าที่ปฏิบัติงานในกลุ่มของพนักงานเสมียนและผู้ให้บริการ (กลุ่มที่ 1) อีกทีหนึ่ง เช่น หัวหน้ารับใบสั่งซื้ออาจจะต้องการรายงานสรุปประจำวันเกี่ยวกับใบรับสั่งซื้อทั้งหมดเพื่อจะดูสภาวการณ์รวมของการขายประจำวัน หรือหัวหน้าหน่วยผลิตต้องการรายการสรุปว่ายอดผลิตประจำวันของแต่ละผลิตภัณฑ์มีจำนวนเท่าไหร่เป็นต้น

3. ผู้จัดการหรือผู้บริหารระดับกลาง  (Middle Management and Professional) หมายถึงบุคคลทำงานเกี่ยวกับแผนงานธุรกิจ ซึ่งโดยส่วนใหญ่จะเป็นแผนงานระยะสั้น ทำหน้าที่คอยควบคุมงานและจัดการให้การปฏิบัติงานของหน่วยงานที่มีเป็นไปตามแผนงานระยะสั้นที่ได้วางเอาไว้ โดยไม่ต้องมุ่งความสนใจเกี่ยวกับปฏิบัติงานหรือกิจกรรมที่เกิดขึ้นประจำวัน แต่มุ่งสนใจที่งานหรือกิจกรรมที่เกิดเป็นระยะเวลาต่อเนื่องกันนานกว่านั้น เช่น ระยะเวลา 1 เดือน หรือ 3 เดือน (ไตรมาศ) และยังทำหน้าที่รวบรวมและกลั่นกรองข้อมูลต่างๆ เพื่อนำเสนอต่อผู้บริหารระดับสูงต่อไป ซึ่งจะทำให้ผู้บริหารระดับสูงมีเวลาคิดงานทางด้านนโยบาย (Policy) และแผนงานระยะยาว (Long Term Plan ) ได้มากขึ้นอีกด้วย เช่น นายช่างวิศวกร ผู้ควบคุมงานหัวหน้าบัญชี  ผู้จัดการฝ่ายบุคคล หรือ หัวหน้าฝ่ายต่างๆ เป็นต้น

4. ผู้อำนวยการหรือผู้บริหารระดับสูง (Executive Management) หมายถึง บุคคลที่รับผิดชอบต่อการวางแผนงานระยะยาวและการกำหนดนโยบาย เพื่อให้ธุรกิจนั้นดำเนินไปได้อย่างมีเป้าหมาย เป็นบุคคลที่จะมองธุรกิจไปข้างหน้าเสมอ โดยปกติมักจะเป็นแผนงานระยะยาวกว่าแผนของผู้บริหารระดับกลางเป็นแผน ตั้งแต่  1 ปีหรือมากกว่านั้น โดยจะนำข้อมูลในอดีตมาใช้เป็นแนวทางในการพิจารณาถึงแนวโน้มต่างๆ