ถ้าต้องการออกแบบระบบใหม่จะต้องเข้าใจว่า ระบบเดิมเป็นอย่างไร ทำงานอย่างไรมีขั้นตอนการทำงานอย่างไรปัญหาก็คือ จะเก็บข้อมูลอย่างจึงจะทำให้เข้าระบบเดิม การเก็บข้อมูลมีด้วยกันหลายวิธีซึ่งจะกล่าวในที่นี้ เพียงบางวิธีเท่านั้น นอกจากนั้นจะมีตัวอย่างการเก็บรวบรวมข้อมูลด้วยวิธีสัมภาษณ์และการใช้แบบสอบถามของระบบบัญชีเจ้าหนี้ ซึ่งเป็นตัวอย่างของระบบที่จะใช้ในการศึกษาต่อไปด้วย เริ่มต้นของการเก็บข้อมูลด้วยการรวบรวมข้อมูล คือรวบรวมแบบฟอร์มของอินพุททั้งหมดที่กรอกข้อมูลแล้ว และที่ยังไม่ได้กรอกข้อมูลนอกจากนั้นต้องเก็บรวบรวมรางานทั้งหมดที่กรอกข้อมูลแล้ว และที่ยังไม่ได้กรอกข้อมูลนอกจากนั้นต้องเก็บรวบรวมรายงานทั้งหมด (Output Reports) พร้อมทั้งบอกด้วยว่ารายงานและแบบฟอร์มอินพุตแต่ละฉบับถูกสร้างขึ้นในส่วนใดของระบบบ่อยครั้งแค่ไหน จำนวนมากน้อยเท่าไร และใครเป็นผู้ใช้รายงานและแบบฟอร์มเหล่านั้น

    ก่อนที่จะเริ่มสังเกตการณ์ นักวิเคราะห์ระบบต้องขออนุญาตจากผู้ที่เราจะสังเกตการทำงานของเขา รวมทั้งผู้บังคับบัญชาด้วย ระหว่างการสังเกตการณ์เราจะต้องอยู่ห่างๆ จากการทำงานและจะต้องไม่ขัดขวางการทงานของเขา แต่สิ่งหนึ่งที่ต้องจำไว้ คือ ผู้ที่อยู่ภายใต้การสังเกตการณ์ของเราจะทำงานไม่ปกติเหมือนเวลาที่เขาทำตามปกติ อาจจะทำมากเกินไปทำงานด้วยความประหม่า หรืทำด้วยความระมัดระวังมากกว่าปกติ วิธีที่สุด คือ ลงมือทำด้วยตัวเอง ทำให้เข้าใจการทำงานดีกว่าการสังเกตการณ์เท่านั้น

วิธีการเก็บข้อมูล

    การสัมภาษณ์ (Interview)

    ในการตั้งรูปแบบของคำถามและคำตอบนั้นเป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับการสัมภาษณ์เนื่องจากการสัมภาษณ์คือ การที่เราจะสามารถได้ข้อมูลโดยตรงจากผู้ที่เราต้องการข้อมูลและเป็นเรื่องเฉพาะที่เราต้องการทราบ ดังนั้น ในการสัมภาษณ์หัวต่างๆ นั้นควรจะเป็นสิ่งที่ทำให้คนที่สัมภาษณ์บอกเราได้ถึงสิ่งที่เขาคิด เกี่ยวกับเรื่องระบบที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน เป้าหมายขององค์กร และการปฏิบัติงานภายในองค์กรทั่วๆ ไป

     หลักในการสัมภาษณ์ (Principles of Interviewing).

      การสัมภาษณ์มีผลต่อความสำเร็จหรือความล้มเหลวของโครงการ ขึ้นอยู่กับความชำนาญในการสัมภาษณ์ของนักวิเคราะห์ระบบ หารสัมภาษณ์เป้นวิธีการดึงความคิดเห็นของผู้ใช้ที่มีต่อระบบ ถ้าผู้ใช้ไม่ชอบหน้านักวิเคราะห์ก็จะทำให้เขาไม่ชอบโครงการปรับปรุงระบบใหม่ด้วย แต่ในทางตรงกันข้าง ถ้านักวิเคราะห์ทำตัวให้ผู้ใช้นับถือก็จะทำให้โคการดำเนินไปอย่างราบรื่น ซึ่งจะเป็นการประกันได้ว่าโครงงานการจะสำเร็จลงด้วยดี

การวางแผนการสัมภาษณ์

    การเตรียมการและวางแผนการสัมภาษณ์มี 5 ขั้นตอน เริ่มตั้งแต่การรวบรวมข้อมูลพื้นฐานไปจนถึงการเลือกผู้ที่เราต้องการจะสัมภาษณ์ ดังนี้

    1.ศึกษา อ่านและเข้าใจพื้นฐานข้อมูลของผู้ถูกสัมภาษณ์ และลักษณะขององค์กร โดยอาจจะศึกษาจากรายงานต่าง ๆ จดหมายข่าว และข่าวสารที่กล่าวถึงองค์กรนั้นทำให้สามารถลดเวลาในการป้อนคำถามที่เกี่ยวข้องกับลักษณะขององค์กรนั้น ในขณะที่อ่านเอกสาร เราก็สังเกตถึงลักษณะท่าทาง ภาษาที่ผู้ถูกสัมภาษณ์ที่เป็นสมาชิกอยู่ในองค์กรนั้นใช้อธิบายถึงองค์กร จะช่วยให้การสัมภาษณ์สมบรูณ์ขึ้น

    2.การตั้งเป้าหมายในการสัมภาษณ์ จากข้อ 1 จะทำให้เราสามารถเก็บข้อมูลได้ในบางส่วนแล้ว จึงทำให้เราสามารถตั้งวัตถุประสงค์ของการสัมภาษณ์ มีหัวข้อหลักที่ควรคำนึงถึงในการตั้งคำถาม คือ ศึกษาแหล่งที่มาของข้อมูล และวิธีการตัดสินใจ

    3.การเลือกผู้ที่ถูกสัมภาษณ์ ในการเลือกผู้ที่เราต้องการสัมภาษณ์นั้น ควรจะรวมบุคคลหลักในทุกระดับงานในองค์กร ซึ่งอาจจะถูกกระทบในระบบ เพื่อยายามให้เกิดความสมดุลในสิ่งที่ผู้ต้องการให้มากที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ ด้วยอาศัยวิธีการติดต่อไปยังองค์กรนั้นสอบถามข้อมูลก่อนกำหนดตัวผู้ที่จะถูกสัมภาษณ์

    4.เตรียมการสัมภาษณ์ โดยนัดกับผู้ถูกสัมภาษณ์ล่วงหน้า เพื่อให้ผู้ถูกสัมภาษณ์ได้มีเวลาที่จะเตรียมตัวตอบหัวข้อและรายละเอียดในการให้สัมภาษณ์ ในการสัมภาษณ์ในแต่ละครั้งควรให้อยู่ในช่วงเวลาระหว่าง 45 นาทีถึง 1 ชั่วโมง เพื่อจะได้ไม่รบกวนเวลางานของผู้ถูกสัมภาษณ์มากนัก

    5.กำหนดชนิดของคำถามละโครงสร้าง ควรเขียนปัญหาให้ครอบคลุมส่วนหลักที่ใช้ในการตัดสินใจ และพูดชักถามให้เป็นไปตามเป้าหมาย เทคนิคในการติดตั้งคำถามเป็นหัวใจสำคัญในการสัมภาษณ์ คำถามโดยทั่วไปมีรูปแบบพื้นฐานที่นักวิเคราะห์ควรจะทราบ 2 ประเภท คือ คำถามปลายเปิดและคำถามปิด ซึ่งคำถามแต่ละประเภทมีข้อดีข้อเสียและผลกระทบต่างกันนอกจากนี้ยังมีลักษณะโครงสร้างคำถามอีก 2 ประเภท คือ คำถามแบบไร้โครงสร้าง และคำถามแบบมีโครงสร้าง

    ประเภทของการสัมภาษณ์

ประเภทของการสัมภาษณ์มี 2 ประการ คือ

    1. คำถามแบบไร้โครงสร้าง (Unstructured interview) เป็นการสัมภาษณ์แบบเปิดประเด็นคุยโดยไม่มีหัวข้อเจาะจง ข้อมูลที่ได้จะกระจัดกระจาย จากนั้นจึงค่อยจับประเด็น

    2.คำถามแบบมีโครงสร้าง (Structured interview) เป็นการสัมภาษณ์ในกรณีที่มีการกำหนดหัวข้อไว้แล้ว และค่อย ๆ ขยายรายละเอียดให้เห็นภาพที่ชัดเจนขึ้น

ลักษณะของคำถาม

        1.คำถามปลายเปิด (Open – ended Questions) หมายถึง คำถามที่ให้ผู้ตอบ ตอบได้อย่างอิสระ เปิดโอกาสให้ผู้ถูกสัมภาษณ์แสดงความคิด ทัศนคติได้อย่างกว้างขวาง เช่น

               1.1คุณคิดอย่างไรให้ถึงเป้าหมายตามที่แผนกำหนดไว้

               1.2คุณจะทำอย่างไรให้ถึงเป้าหมายตามที่แผนกำหนดไว้

               1.3อะไรที่คุณคิดว่าเป็นข้อผิดพลาดของการนำระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ในแผนก

               1.4คุณใช้งานแบบฟอร์มนี้อย่างไร และมีการทำงานเป็นเช่นไรบ้าง

 

ข้อดีของการใช้คำถามปลายเปิด

       -ทำให้ผู้ถูกสัมภาษณ์ไม่อึดอัดในการตอบคำถาม

       -ไม่ต้องเตรียมรายละเอียดของคำถามมากนัก

       -มีการดำเนินการสอบถามอย่างต่อเนื่อง

       -ทำให้ผู้ถูกสัมภาษณ์ไม่อึดอัดในการตอบคำถามและเพิ่มความสนใจในการตอบคำถามมากขึ้น

       -คำถามที่จะใช้ในการสอบถามควรเป็นคำถามที่สั้นและง่ายในการถาม

  

ข้อเสียของการใช้คำถามปลายเปิด

      -คำตอบที่ได้มาอาจมีความละเอียดเกินกว่าความต้องการหรือไม่ตรงประเด็น

     -ทำให้ผู้สัมภาษณ์ไม่สามารถควบคุมเวลาและคำตอบได้

     -อาจเกิดความกดดันสำหรับผู้ถูกสัมภาษณ์ ว่าถูกจับผิด หรือคิดว่าตนเองเป็นเหยื่อในการตกปลา

    2.คำถามปลายปิด (Closed Questions) หมายถึง คำถามที่มีคำตอบกระซับเขอบเขตชัดเจน มีคำตอบให้เลือก คำถามที่ต้องการให้คำตอบเป็นจำนวนหรือต้องการคำตอบเพียง ให้หรือไม่ เช่น

     2.1 คุณมาทำงานบริษัทนี้นานเท่าไรแล้ว

     2.2 มีจำนวนรายงานที่คุณใช้ผ่านระบบคอมพิวเตอร์เท่าไรในเดือน

     2.3 ช่วยบอกสิ่งที่คุณให้ความสำคัญสูงสุดในการขายสินค้าสัก 2 ข้อ

     2.4 ใครเป็นผู้ที่ได้รับผลลัพธ์นี้บ้าง

     2.5 คุณยอมรับรายงานการเงินของคุณที่พิมพ์จากเครื่องคอมพิวเตอร์หรือไม่

     2.6 คุณคิดว่าแบบฟอร์มนี้สมบูรณ์หรือไม่

 

ข้อเสียของคำถามปลายปิด

     -ผู้ถูกสัมภาษณ์จะเกิดความเบื่อหน่าย

    -จะไม่ได้รายละเอียดเพิ่มเติม

    -จะไม่ได้ทราบถึงเหตุผลและความคิดของผู้ถูกสัมภาษณ์

    -ในระหว่างการสัมภาษณ์นั้นจะไม่มีสัมพันธภาพระหว่างผู้สัมภาษณ์และผู้ถูกสัมภาษณ์

 

ลักษณะคำถามที่ต้องการข้อมูลการข้อมูลที่ลึกซึ่ง (PROBES)

      เป็นประเภทที่ 3 ของรูปแบบคำถาม ลักษณะคำถามแบบนี้จะเป็นลักษณะคำถามปลายเปิดที่ต้องการให้ผู้ถูกสัมภาษณ์สามารถตอบได้อย่างมีอิสระ เพื่อที่ผู้สัมภาษณ์จะได้คำตอบที่ดีและนำไปวิเคราะห์ความต้องการได้อย่างลึกซึ้ง เช่น

     1.ทำไมถึงเป็นอย่างนี้

     2.อะไรที่ทำให้คุณรู้สึกอย่างนั้นค่ะ

     3.ช่วยเตรียมรายละเอียดที่ใช้ในการวัดประสิทธิภาพการทำงานให้เข้าใจง่ายด้วยได้ไหม

     4.ช่วยบอกถึงสิ่งที่คุณคิดเกี่ยวกับระบบคอมพิวเตอร์ว่ามีผลต่อระบบงานของคุณอย่างไร ช่วยอธิบายในส่วนนี้ให้ละเอียดด้วยค่ะ

 

ลักษณะคำถามที่เป็นหลุมพราง (Question Pitfalls)

      เป็นคำถามที่ไม่ควรใช้สัมภาษณ์ เพราะอาจจะทำให้ผู้ที่ถูกสัมภาษณ์ไม่พอใจเกิดความลังเล สับสน และคำตอบที่ได้อาจจะไม่ตรงตามที่ต้องการ หรือว่าจะไม่ใช่ข้อเท็จจริงดังนั้น สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงคือ

     1.หลีกเลี่ยงคำถามที่นำคำตอบ (Leading Question) ไม่ใช้คำถามน่าจะทำให้ผู้ตอบเอนเอียงไปสู่สิ่งที่ผู้ถามต้องการ เช่น “คุณเห็นด้วยกับการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในระบบของคุณหรือไม่” “คุณชอบระบบนี้มากหรือไม่” เป็นต้น ซึ่งทำให้ผู้ตอบมีความลำบากใจที่จะปฏิเสธ ดังนั้นควรแก้ไขเป็น “คุณคิดอย่างไรกับการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในระบบของคุณ” ซึ่งจะทำให้ได้ประโยชน์มากกว่า

    2.หลีกเลี่ยงคำถามซอนคำถาม (Double Barreled Question) คำถามที่มีมากกว่า 1 คำถามซ้อนอยู่ในประโยคเดียวกัน เช่น “คุณมีวิธีตัดสินใจอย่างไรบ้างในการทำงานปกติแต่ละวันและคุณจัดการสิ่งเหล่านั้นได้อย่างไร” ซึ่งอาจทำให้ผู้ตอบตอบเพียงคำถามเดียว และทำให้พูดถามสรุปคำตอบที่ผิดพลาดได้

การเรียบเรียงคำถามในการสัมภาษณ์

การเรียบเรียงคำถามเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างหนึ่งในการสัมภาษณ์ เป็นสิ่งที่ทำให้เห็นถึงความพร้อมของผู้สัมภาษณ์ เป็นศิลปะอย่างหนึ่งที่ทำให้ได้คำตอบตามจุดประสงค์ที่ต้องการ สามารถช่วยให้ควบคุมเวลาในการสัมภาษณ์ได้ดี และยังทำให้เก็บรวบรวมข้อมูลมาวิเคราะห์ได้ง่ายอีกด้วย ซึ่งการเรียบเรียงมีโครงสร้างดังต่อไปนี้

          1. โครงสร้างแบบรูปกวยแปล (Funnel structure)

จะทำให้ลักษณะการตั้งคำถามทั่วไปก่อน อาจเริ่มด้วยคำถามปลายเปิด แล้วค่อยตั้งคำถามให้แคบลง มีการเจาะจงมากขึ้นและจบด้วยคำถามปลายปิด ในโครงสร้างแบบกรวยมีข้อดี คือ คำถามนั้นไม่เป็นการบีบคั้นผู้ถูกสัมภาษณ์ให้รู้สึกว่าตอบผิด ขอเป็นการถามความคิดเห็นโดยทั่วไป ผู้สัมภาษณ์เองก็จัดเตรียมคำตอบได้ง่าย ลักษณะการสัมภาษณ์ก็เป็นการผ่อนคลาย ในการตั้งคำถามแบบนี้จะได้รายละเอียดที่มากกว่าจนอาจไม่ต้องใช้คำถามที่ลึกซึ้ง

        2.โครงสร้างแบบปีรามิด (Pyramid structure)

โครงสร้างแบบนี้จะเป็นการถามคำถามในลักษณะที่เฉพาะเจาะจง โดยเริ่มใช้คำถามปลายปิดก่อน แล้วค่อยขยายลักษณะคำถามออกเป็นคำถามที่มีลักษณะเปิดกว้างขึ้น แล้วก็อาจจะจบลงด้วยคำถามปลายเปิด โดยให้ผู้ถูกสัมภาษณ์ตอบในเรื่องทั่วไปมากขึ้น

    การใช้โครงสร้างแบบนี้จะเป็นกรณีที่เรารู้สึกว่าผู้ถูกสัมภาษณ์ต้องการให้มีการอุ่นเครื่องก่อนที่จะถามคำถามหลัก ซึ่งจะเป็นประโยชน์มาก เมื่อผู้ถูกสัมภาษณ์ไม่มีความพร้อมในการตอบคำถาม หรือไม่เต็มใจมากนักที่จะตอบคำถาม หรือเมื่อผู้ถามต้องการจะจบการสัมภาษณ์โดยให้หัวข้อ หรือใจความสำคัญ

        3.โครงสร้างแบบข้าวหลามตัด (Diamond – shaped structure)

การผสมระหว่างโครงสร้าง 2 แบบที่ผ่านมา ผลลัพธ์ที่ได้นั้นจะเป็นผลลัพธ์ที่ดีที่สุด โดยจะเริ่มต้นที่คำถามง่าย   คำถามเฉพาะ อาจใช้คำถามปลายปิด เพื่อนำเข้าสู่กระบวนการสัมภาษณ์ แล้วค่อย ๆ ถามคำถามทั่ว ๆ ไป แล้วค่อยจบลงด้วยเป็นการหาเฉพาะเพื่อสรุป

    ผู้สัมภาษณ์จะต้องเริ่มจากคำถามง่าย ๆ ซึ่งเป็นลักษณะคำถามปิดเพื่อเปิดการอุ่นเครื่องผู้สัมภาษณ์ ในตลอดกลางพูดผู้ที่ผู้สัมภาษณ์จะเริ่มพูดถึงความคิดของตนเอง ซึ่งไม่ได้ต้องการคำตอบที่ถูกหรือผิด และเพื่อให้เข้าใจคำถามได้ถูกต้อง จากนั้นผู้สัมภาษณ์จะต้องมีคนถามให้แคบลงให้เป็นคำถามเฉพาะ เพื่อให้เกิดความเข้าใจกันมากขึ้นระหว่างการสัมภาษณ์และผู้สัมภาษณ์ควรมีการทวนคำตอบอีกครั้งด้วย

 

    การบันทึกข้อมูลที่ได้จากการสัมภาษณ์ (Making a Record of the Interview)

การบันทึกบทสนทนาระหว่างการสัมภาษณ์เป็นสิ่งสำคัญ อาจใช้การอัดเสียงหรือจดด้วยปากกา ที่สำคัญคือ ควรจะทำในขณะที่มีการสัมภาษณ์ การเลือกใช้วิธีใด ขึ้นอยู่กับผู้สัมภาษณ์ และการนำข้อมูลไปใช้หลังการสัมภาษณ์

   1.การใช้เครื่องอัดเสียง (Tape Transcribe)

การบันทึกบทสนทนาระหว่างการสัมภาษณ์เป็นสิ่งสำคัญ ควรจะบอกล่วงหน้าว่ามีการอัดเสียงและทำให้ผู้ถูกสัมภาษณ์มั่นใจว่า ข้อมูลที่ได้รับจะเป็นความลับภายในโครงการ และจะทำลายทิ้งเมื่อสิ้นสุดของงาน ถ้าผู้สัมภาษณ์อนุญาตให้อัดเสียงก็ควรยอมรับและปฏิบัติตาม การใช้เครื่องอัดมีข้อดีและข้อเสีย ดังนี้

ข้อดีในการใช้เครื่องอัดเทป

    -ความสมบูรณ์ถูกต้องในคำพูด

    -ทำให้ผู้สัมภาษณ์มีอิสระในการฟังและคิดตามอย่างรวดเร็ว

    -สามารถสบตาซึ่งจะเป็นสิ่งที่ทำให้ผู้สัมภาษณ์มีความเป็นกันเอง

    -ทำให้ผู้อื่นที่อยู่ในกลุ่มทำงานวิเคราะห์ระบบได้ยินการสนทนาทุกขั้นตอนเมื่อนำมาสร้างใหม่

 

ข้อเสียของการใช้เครื่องอัดเทป

    -ผู้ถูกสัมภาษณ์จะรู้สึกอึดอัดที่ต้องตอบเนื่องจากถูกบันทึก

   -ทำให้ผู้สัมภาษณ์ขาดความเอาใจใส่ในการฟัง เนื่องจากคิดว่ามีการบันทึกเสียงแล้ว

   -บางครั้งเป็นการยากที่จะใช้ในการจับใจความสำคัญ ในกรณีที่บันทึกเสียงนานๆ

   -เพิ่มค่าใช้จ่ายเนื่องจากมีการใช้เทคนิคการบันทึก

 

      การใช้การจดบันทึก (Notetaking)

การจดบันทึกว่าเป็นวิธีเดียวที่สามารถบันทึกการสนทนาได้ ถ้าผู้ถูกสัมภาษณ์ไม่อนุญาตให้บันทึกเสียงด้วยเทปซึ่งมีข้อดีข้อเสีย คือ

ข้อดีในการจดบันทึก

    -ทำให้ผู้สัมภาษณ์มีความตื่นตัวในการจดบันทึก

    -ทำให้ย้ำในหัวข้อคำถามที่สำคัญ ๆ

    -ช่วยให้การสัมภาษณ์นั้นมีแนวโน้มไปตามต้องการ

    -แสดงให้เห็นว่าผู้สัมภาษณ์มีความสนใจผู้ถูกสัมภาษณ์

 

ข้อเสียในการจดบันทึก

    -การสร้างความเป็นกันเองจะเป็นไปได้ยาก เพราะว่าโอกาสที่จะหลบสายตาเป็นไปได้น้อยมาก เพราะว่าผู้สัมภาษณ์จัดตั้งใจจดบันทึกอย่างเดียว

    -จะขาดลักษณะของการสนทนา พูดคุยกัน

    -ทำให้ผู้ถูกสัมภาษณ์ขาดความต่อเนื่องในการตอบเพราะ ต้องรอผู้สัมภาษณ์จดบันทึกให้เสร็จก่อน

    -รายการคิดตามหรือความรู้สึกต่างๆของผู้สัมภาษณ์ไม่ค่อยสอดคล้องกับผู้สัมภาษณ์

 

      ในกรณีที่ผู้สัมภาษณ์ไม่ให้ความร่วมมือ เราควรยุติการสัมภาษณ์ ถ้าพยายามจะดำเนินการสัมภาษณ์ต่อไป จะทำให้เสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์ สิ่งที่ไม่ควรทำก็คือการบอกให้ผู้บังคับบัญชาเกี่ยวกับเรื่องนี้ ขอสิ่งที่ผู้สัมภาษณ์ต้องการ คือ ความร่วมมือ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง จึงควรพยายามนัดครั้งที่สอง เพราะผู้ให้สัมภาษณ์อาจจะมีอารมณ์ไม่ดีในวันนั้น ถ้าวันที่ 2 ยังเหมือนเดิมก็ควรจะเปลี่ยนแหล่งข้อมูลไม่ได้แล้ว

    เมื่อจบการสัมภาษณ์นักวิเคราะห์ระบบควรจะสรุปข้อมูลด้วยปากเปล่าผู้ให้สัมภาษณ์ฟัง รวมทั้งประเด็นสำคัญต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการเข้าใจผิดเกิดขึ้น และบอกผู้ให้สัมภาษณ์ได้ทราบว่าจะส่งรายงานสรุปการสัมภาษณ์มาให้ภายหลัง เพื่อตรวจสอบให้แน่ใจอีกครั้งหนึ่ง และท้ายที่สุดอย่าลืมขอบคุณผู้ให้สัมภาษณ์ที่ได้เสียสละเวลาอันมีค่าในการให้สัมภาษณ์ครั้งนี้

    นักวิเคราะห์ต้องนำข้อมูลที่สัมภาษณ์มาถอดคำพูดคำต่อคำ แล้วควรส่งสำเนาสรุปการสัมภาษณ์พร้อมด้วยจดหมายขอบคุณไปให้ผู้ที่เราสัมภาษณ์เพื่อให้เขาตรวจสอบอีกครั้งหนึ่ง ถ้ายังมีสิ่งที่ขาดตกบกพร่องหรือไม่ได้ข้อมูลที่เพียงพอ จะทราบได้ทันทีจากสรุปรายงานนี้ซึ่งอาจจะส่งใบนัด เพื่อขอสัมภาษณ์อีกครั้งก็ได้

    ขั้นตอนสุดท้ายของการสัมภาษณ์ คือ การวิเคราะห์ข้อมูลที่เราได้มาทั้งหมด และวิเคราะห์ว่าข้อมูลนั้นถูกต้องมากน้อยเพียงใด มีข้อมูลที่ลำเอียงหรือไม่ ซึ่งปกติแล้วกิจการธุรกิจทุก ๆ แห่งมักจะมี “สิ่งเคลือบแฝง” อยู่  ผู้ให้สัมภาษณ์บางคนอาจให้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ดังนั้น นักวิเคราะห์ระบบที่ไม่มีประสบการณ์อาจจะถูกหลอกได้ สิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบที่ดีควรจะทำคือมึงข้อมูลที่ถูกต้องออกจากการสัมภาษณ์นั้น ๆ หรือจากแหล่งอื่น ๆ ที่เป็นไปได้ การเปรียบเทียบข้อมูลที่ถูกต้องในหลาย ๆ แหล่งจะทำให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องมากขึ้น ผลการวิเคราะห์ควรจะเก็บเป็นความลับเพราะคงไม่มีลูกค้าคนไหนพอใจ ที่ถูกเปิดเผยบางสิ่งบางอย่างออกมา

    หลักการสัมภาษณ์ทั้งหมดนี้สามารถใช้ได้ทุก ๆ คนในโครงการที่เกี่ยวข้องเหมือนกันหมดไม่ว่าจะเป็นผู้จัดการ หรือพนักงานจัดของในคลัง ทุกคนควรจะได้รับการปฏิบัติเหมือนกันหมด

    การเขียนรายงานสรุปการสัมภาษณ์

    ถึงแม้ว่าการสัมภาษณ์จะเสร็จสมบูรณ์แล้วก็ตามแต่โดยสรุปควรจะมีการจับประเด็นสำคัญของการสัมภาษณ์ โดยเขียนเป็นรายงานควรเขียนสรุปให้เร็วที่สุด จะได้คุณภาพของรายงานมากที่สุดเช่นกัน รวมทั้งจะเป็นผลให้มีแนวทางในการสัมภาษณ์ในครั้งต่อไป ในการประชุมในแต่ละครั้งควรนำรายงานสรุปการสัมภาษณ์ขึ้นมาพูดหรือติดตามผลต่อไป ซึ่งจะทำให้เข้าใจในตัวของผู้สัมภาษณ์มากขึ้น

       

ในการเขียนรายงานสรุปการสัมภาษณ์สามารถทำได้ดังต่อไปนี้

        -ชื่อผู้สัมภาษณ์และผู้ถูกสัมภาษณ์

        -วันที่ แล้วหัวข้อที่สัมภาษณ์

        -เป้าหมายในการสัมภาษณ์โดยรวม และในแต่ละหัวข้อย่อย

        -ประเด็นหลักที่ได้จากการสัมภาษณ์

       -ความเห็นของผู้สัมภาษณ์

 

สรุปผลลัพธ์จากการรวบรวมข้อมูล

    1.สำเนาของรายงานและแบบฟอร์มทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง

    2.ศึกษาเอกสารของระบบทั้งหมด วิธีการทำงาน โปรแกรม ไฟล์ และการเชื่อมโยงของไฟล์

    3.สังเกตดูการทำงานจริงของระบบเพื่อทราบขั้นตอนการทำงานที่แท้จริง

 

การใช้แบบสอบถาม (Using Questionnaires)

    แบบสอบถามเป็นเทคนิคที่ใช้ในการเก็บรวบรวมข้อมูล ที่ทำให้นักวิเคราะห์ระบบสามารถที่จะศึกษาทัศนคติ พฤติกรรมคุณสมบัติของบุคคลที่มีความสำคัญกับองค์กร ผู้ซึ่งอาจมีผลกระทบต่อระบบทั้งในปัจจุบันและอนาคต ผลที่ได้รับจากการใช้แบบสอบถามสามารถนำมาใช้เป็นข้อมูลเชิงปริมาณ

 

ชนิดของข้อมูลที่สืบค้นได้โดยวิธีการออกแบบสอบถาม คือ

     -ทัศนคติ หมายถึง สิ่งที่คนในองค์กรนั้นพูดถึงสิ่งเขาต้องการ

    -ความเชื่อ หมายถึง คนในองค์กรนั้นมีความเชื่อเรื่องอะไรบ้าง

    -ความประพฤติ หมายถึง พฤติกรรมของคนในองค์กรนั้น

    -คุณสมบัติ หมายถึง สิ่งที่บ่งบอกถึงคุณสมบัติของคลื่นและสิ่งต่าง ๆ ในองค์กรนั้น

การวางแผนการใช้แบบสอบถาม

    การออกแบบสอบถามดูเหมือนจะเป็นวิธีที่รวดเร็ว ซึ่งจะทำให้นักวิเคราะห์สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลในปริมาณมาก ดังนั้น การให้เวลาในการกำหนดรูปแบบของแบบสอบถาม จึงมีความสำคัญ นักวิเคราะห์จึงควรตัดสินใจให้ได้ว่าอะไรคือเป้าหมายหลักในการใช้แบบสอบถาม เช่น ถ้าต้องการรู้เปอร์เซ็นต์ของผู้ที่ต้องการข้อมูลข่าวสารในการศึกษาโปรแกรมใหม่ ๆ แล้วการใช้แบบสอบถามจะวิธีที่ถูกต้อง แต่ถ้าต้องการวิเคราะห์ถึงกระขบวนการในการตัดสินใจของผู้บริหารแล้ว การสัมภาษณ์นับว่าเป็นวิธีที่ดีกว่า

 

ข้อเสนอแนะที่จะช่วยนักวิเคราะห์ตัดสินใจเลือกวิธีการใช้แบบสอบถาม มีดังนี้

     1.เมื่อคนที่เราต้องการสอบถามจะจายอยู่ตามสถานที่ต่าง ๆ เชิญ ตามสาขาย่อยของ บริษัท

     2.เมื่อมีคนที่เกี่ยวข้องโครงการวิเคราะห์และออกแบบระบบจำนวนมาก และเราต้องการรู้สัดส่วนของคนแต่ละกลุ่ม

     3.เมื่อต้องการนำแบบสอบถามนั้นไปใช้เพื่อการศึกษา และใช้เป็นเกณฑ์มาตรฐานทางการคิดในการกำหนดทิศทางของโครงการระบบ

    4.เมื่อต้องการสืบค้นปัญหาที่เกิดขึ้นกับระบบในปัจจุบัน และดูว่าต้องการข้อมูลเพิ่มเติมส่วนใดเพื่อที่ใช้ในการสัมภาษณ์ต่อไป

 

ประเภทการเขียนคำถาม

      มีความแตกต่างกันอย่างมากระหว่างการสัมภาษณ์กับการใช้แบบสอบถาม เนื่องจากในการสัมภาษณ์งานนักวิเคราะห์มีโอกาสในการทบทวนคำถาม หรือเปลี่ยนแปลงหัวข้อได้ แต่คำถามที่มาจากแบบสอบถามไม่สามารถจะทำได้ ดังนั้นต้องมีการวางแผนตั้งคำถามให้ดี ชนิดของคำถามแบ่งออกเป็น 2 ประเภทคือคำถามปลายเปิดและคำถามปลายปิด

        1.การใช้คำถามปลายเปิด เป็นการตอบคำถามโดยให้ผู้ตอบมีโอกาสในการตอบ ซึ่งถ้าไม่มีการกำหนดขอบเขตของคำตอบแล้ว จะไม่สามารถเก็บข้อมูลได้ถูกต้องเป็นไปตามที่ต้องการ ในการสร้างคำถามแบบเปิด จะต้องตั้งคำถามให้แคบเพียงพอเพื่อที่ให้คำตอบที่ได้มีทิศทางเฉพาะ คำถามปลายเปิดนี้จะมีประโยชน์ในสถานการณ์ที่เป็นการสำรวจ  วินัจฉัย ซึ่งอาจเกิดขึ้นเมื่อนักวิเคราะห์ไม่สามารถจะกำหนดปัญหาที่เกิดขึ้นในระบบปัจจุบันได้ ผลที่ได้รับมาทำให้ชี้ให้เห็นปัญหาได้แคบลง

       2.การใช้คำถามปิด เป็นคำถามที่กำหนดคำตอบให้ตอบ การใช้คำถามปิดควรจะใช้เมื่อนักวิเคราะห์สามารถที่จะกำหนดรายการคำตอบได้อย่างชัดเจน และเมื่อต้องการสำรวจกลุ่มคนจำนวนมากซึ่งถ้าใช้คำถามปลายเปิดจากเป็นการยากที่จะวิเคราะห์และสรุป

 

ภาษาที่ใช้ในแบบสอบถาม

      ภาษาที่ใช้ความมีมาตรฐานของกลุ่มคำถามที่ควรจะคำนึงถึงการพัฒนาระบบ ควรเป็นศัพท์ที่ใช้เฉพาะที่ เช่น ใช้คำว่าหน่วยงานแทนคำว่าแผนก

      เพื่อเป็นการตรวจสอบให้มั่นใจว่าภาษาที่ใช้ในแบบสอบถามเหมาะสมต่อผู้ตอบนักวิเคราะห์ส่วนจะลองทำคำถามตัวอย่างเพื่อทดสอบกลุ่มย่อย และขอคำแนะนำในเรื่องภาษา หรือคำศัพท์ที่ใช้จากกลุ่มที่เกี่ยวข้อง ข้อแนะนำในการเลือกภาษาที่ใช้ในแบบสอบถาม ดังนี้

      1.ใช้ภาษาที่ตอบสนองได้ดี ใช้คำที่เข้าใจง่าย

      2.หลีกเลี่ยงการใช้คำถามที่เป็นคำเฉพาะให้มากที่สุด เนื่องจากอาจทำให้คำที่มีความหมายไม่ชัดเจน

      3.ใช้คำถามที่สั้น กระชับ ได้ใจความ

     4.ไม่ใช้คำหยาบคาย

     5.หลีกเลี่ยงคำที่มีความเอนเอียงต่าง ๆ ในคำถาม

     6.คำถามที่ตั้งขึ้นมานั้นต้องแน่ใจว่าเป็นเทคนิคที่ถูกต้องก่อนที่จะใช้

     7.คำถามนั้นต้องมีเป้าหมายที่ตอบสนองได้ตรงกับที่ต้องการอยากรู้

 

การออกแบบและการจัดการแบบสอบถาม

      การออกแบบ แบบสอบถาม

      การออกแบบแบบสอบถามเป็นสิ่งสำคัญ อาจมีผลต่อคำตอบที่จะได้รับ ถ้าคำถามมีจำนวนมากผู้ตอบมักจะไม่ค่อยอยากตอบ หรือคำตอบที่ได้อาจไม่เป็นจริง และผู้ตอบส่วนใหญ่มักไม่ค่อยเต็มใจตอบมากนัก การออกแบบแบบสอบถามที่ดีจะมีส่วนช่วยจูงใจผู้ตอบ

       รูปแบบของการสอบถาม (Questionnaire Format)

      -ให้เว้นช่องกว้าง ให้แบบสอบถามดูสะอาด น่าตอบ

      -เว้นช่องรายการตอบคำถามให้เพียงพอกับการตอบ กรณีถ้าเป็นคำถามเปิดควรจะมีช่องว่างให้ผู้ตอบแสดงความคิดเห็นด้วย

      -การจัดรูปแบบคำถามให้เป็นไปตามเป้าหมาย ถ้าใช้เครื่องอ่านฟอร์ม ก็ต้องออกแบบให้เป็นไปตาม

     -การออกแบบแบบสอบถามให้มีรูปแบบสอดคล้องกัน

 

การเรียงคำถาม

       ในการเรียงคำถามจะต้องคิดถึงความหมายในการใช้แบบสอบถามและ ตัดสินใจว่าแต่ละคำถามมีหน้าที่ที่จะช่วยให้บรรลุถึงเป้าหมายอย่างไร สิ่งที่สำคัญในการตอบสนองของการใช้แบบสอบถาม คือ การกวาดสายตาของผู้ตอบ คุณจะต้องมีการช่วยนำทางในการตอบคำถามการเลี้ยงคำถามจึงมีส่วนสำคัญ ควรมีการนำกลุ่มของคำถามให้ผู้ตอบมีความรู้สึกในลำดับของคำถามและตอบสนองกลับด้วย

      1.คำถามที่สำคัญในการตอบสนองควรเป็นคำถามแรก

คำถามแรกควรสอดคล้องกับเป้าหมายที่กำหนด และ ควรจะมีส่วนช่วยให้การตอบคำถามเป็นไปด้วยเร็ว ในการเริ่มคำถามควรใช้คำถามที่ผู้ตอบสอบได้อย่างรวดเร็ว

      2.กลุ่มของหัวข้อคำถามต่าง ๆ ควรเหมือนกัน หรือสอดคล้องกัน

เมื่อสร้างรูปแบบของสิ่งอ้างอิงสำหรับผู้ตอบ จะมีประโยชน์มากถ้ามีการวางคำถามที่เกี่ยวข้องกัน ตัวอย่าง ถ้าเป็นคำถามที่เกี่ยวกันการใช้คอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ ควรจะรวมกันอยู่ในส่วนเดียวกัน

     3.ให้มีคำถามที่มีข้อโต้แย้งนำไปสู่ปัญหาน้อยที่สุด

ในขณะที่ศึกษาข้อมูลถึงเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในธุรกิจ ถ้าคุณพบปัญหาที่เกิดจากคุณบางกลุ่ม ถ้านักวิเคราะห์แน่ใจว่า สาเหตุนั้นจะต้องถูกตรวจสอบ พยามยาไม่ใส่คำถามที่เป็นการชี้แนวให้เห็นความผิดพลาดเหล่านั้น ก่อนการตรวจสอบ

 

การจัดการแบบสอบถาม

การตัดสินใจว่าใครควรจะเป็นคนตอบแบบสอบถาม ซึ่งจะต้องเป็นคนในกลุ่มเป้าหมายและมีผลกับระบบ หรือการสุ่มตัวอย่าง ซึ่งขึ้นกับนักวิเคราะห์ระบบที่จะตัดสินใจ ในการเลือกผู้ตอบแบบสอบถามนั้น

       วิธีการจัดการแบบสอบถาม นักวิเคราะห์ระบบมีความคิดในการจัดการแบบสอบถามหลายวิธี และเลือกวิธีการโดยการดูจากสถานภาพของบริษัท ความคิดในการจัดการแบบสอบถามมีดังนี้

      1.การประชุมผู้ที่มีผลต่อการวิเคราะห์ มารวมกันตอบแบบสอบถามพร้อมกันในเวลาเดียวกัน

      2.ให้แต่ละคนนำกลับไปตอบแบบสอบถามแล้วนำกลับมาคืน

      3.ให้กลับไปตอบแบบสอบถามแล้วกลับมาทิ้งไว้ที่ตู้

      4.ส่งแบบสอบถามไปทางไปรษณีย์ให้แก่พนักงานในแต่ละสาขา แล้วกำหนดวันให้ส่งคืนวิธีหนึ่งที่ช่วยให้แบบสอบถามถูกส่งกลับ คือ การจัดการทำกล่องรับขึ้นแบบสอบถาม หรือการกำหนดให้บุคคลหรือหน่วยงานเป็นผู้ประสานงานเก็บรวบรวมแบบสอบถามเหล่านั้น