การออกแบบระบบมักจะใช้รูปภาพและสัญลักษณ์ เครื่องมือที่ใช้มีอยู่มากมายหลากหลายชนิดแต่ละชนิดมีความมีความแตกต่างกัน ใช้ในโอกาสที่แตกต่างกัน เครื่องมือแต่ละอย่างมีวิธีการสร้างคุณสมบัติ และการใช้งานที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับนักวิเคราะห์ระบบว่าจะนำไปใช้ในขั้นตอนใดซึ่งจะต้องศึกษาคุณสมบัติของเครื่องมือให้เข้าใจเพื่อที่จะได้นำ ไปใช้อย่างถูกขั้นตอนและถูกต้องตามวิธีใช้งานของเครื่องมือแต่ละชนิด

แผนภูมิ Block Diagram

          เป็นแผนภูมิที่มีลักษณะของการใช้ Block สี่เหลี่ยมผืนผ้าเป็นตัวแทนของกิจกรรม ต่างๆ หรือใช้แทนความคิดที่ต้องการจะทำการวิเคราะห์และออกแบบระบบงานซึ่งสามารถนำไปใช้การเขียนเป็นแผนภูมิของกิจกรรมต่างๆ ได้หลายอย่าง เช่น

1.การใช้ Block Diagram ในการเขียนแผนภูมิในการจัดองค์กร (Organization Chart) ซึ่งเป็นแผนภูมิที่แสดงให้เห็นว่าองค์กรนั้นๆ มีการแบ่งเป็นองค์ประกอบย่อยๆ อะไรบ้างและแบ่งอย่างไร เช่น แบ่งออกเป็นฝ่ายแบ่งเป็นแผนก เป็นหน่วย มีงานอะไรบ้าง กี่หน่วยงาน และหน่วยงานต่างๆ เหล่านั้นมีความสำพันธ์เกี่ยวข้องกันในทางสายการบังคับบัญชากันอย่างไร เป็นต้น

 

 

 

 

 

 

 

 

 

      1.การใช้ Block Diagram ในการเขียนแผนภูมิการทำงานของระบบงาน (System Flowchart) เป็นแผนภูมิแสดงความสัมพันธ์ในการทำงานของระบบใดๆ ว่าในระบบนั้นมีความสัมพันธ์กันอย่างไร

     2.การใช้ Block Diagram ในการเขียนแผนภูมิเพื่อแสดงขั้นตอนการทำงานของโปรแกรม (Program Flowchart) เป็นแผนภูมิแสดงการทำงานของโปรแกรมแบบเป็นขั้นตอน ตั้งแต่เริ่มต้นโปรแกรม ดำเนินไปตามขั้นตอนในการทำงานของโปรแกรม ไปจนสิ้นสุดการทำงาน ซึ่งอาจจะแบ่งออกเป็น Routine การทำงานใหญ่ๆ

     3.การใช้ Block Diagram ในการเขียนแผนภูมิแสดงการไหลของข้อมูล (Data Flow Diagram : DFD) เป็นแผนภูมิที่ใช้สำหรับการแสดงการไหลไปของข้อมูลเพื่อแสดงให้เห็นว่ามีการปฏิบัติงานไปตามลำดับขั้นตอนการอย่างไรบ้าง

แผนภูมิการจัดองค์กร (Organization Chart)

          เป็นแผนภูมิที่แสดงให้เห็นว่าองค์กรนั้นๆ มีโครงการสร้างหรือการจัดแบ่งเป็นองค์ประกอบย่อยๆ อะไรบ้างและแบ่งอย่างไร เช่น แบ่งออกเป็นฝ่าย เป็นหน่วยงานอะไรบ้าง กี่หน่วยงานและหน่วยงานเหล่านั้นมีความสัมพันธ์ในสายการบังคับอย่างไร รวมทั้งแสดงถึงความสัมพันธ์ของแต่ละตำแหน่ง ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบสามารถใช้แผนภาพองค์กรณีนี้ในการสัมภาษณ์ และสอบถามจากข้อมูลต่างๆ ในองค์กรได้เนื่องจากแผนภาพนี้แสดงถึงโครงสร้างขององค์กรอย่างเป็นทางการ แต่ความสัมพันธ์ที่แท้จริงของแต่ละตำแหน่งในโครงการ นักวิเคราะห์ระบบจึงต้องศึกษาและสอบถามจากบุคคลต่างๆ ในองค์กร

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   ภาพที่ 7.1 แสดงแผนภูมิการจัดองค์กร (Organization Chart)

 

แผนภาพการแจกจ่ายงาน (Work Distribution Chart)

          เป็นแผนภาพแสดงการแจกจ่ายงาน ซึ่งแสดงให้เห็นถึงงานต่างๆ ที่ต้องกระทำว่ามีอะไรบ้าง ใครเป็นผู้ทำ และใช้เวลาทำได้ รวมทั้งผู้ให้ผู้บริหารโครงการแจกจ่ายงานให้แต่ละบุคคลได้อย่างทั่วถึงและสมดุล

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                             

                                       ภาพที่ 7.2 แสดงแผนภาพการแจกจ่ายงาน

 

แผนภูมิ Gantt Chart (Gantt’s Chart)

          เป็นแผนภูมิแท่งชนิด Bar Chart อย่างหนึ่ง เพื่อแสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมต่างๆ ที่จะต้องกระทำกับระยะเวลาหรือเวลาสำหรับการปฏิบัติงานของกิจกรรมนั้นๆ การเขียน Gantt Chart จะต้องกำหนดเวลาของแต่ละโครงงาน ซึ่งจะแสดงภาพรวมของโครงการนั้นๆ ทำให้เข้าใจภาพรวมของระบบได้ง่ายขึ้น บุคลากรที่เกี่ยวข้องสามารถทำการตรวจสอบความก้าวหน้าในการวิเคราะห์ระบบได้ อย่างเข้าใจและรวดเร็วมากขึ้น

          Gantt Chart ที่สร้างในส่วนบนตามแนวนอนของตารางจะแสดงหน่วยของเวลา ไม่ว่าจะเป็นชั่วโมง วัน สัปดาห์ เดือน หรือหน่วยงานเวลาตามที่นักวิเคราะห์ระบบกำหนด ส่วนด้านข้างตามแนวตั้งของตาราง บรรทัดบนสุดจะเป็นชื่อโครงการ บรรทัดถัดมาจะเป็นรายละเอียดของโครงการต่างๆ หรือขั้นตอนของโครงการซึ่งมักตั้งชื่อง่ายๆ ที่สามรถเข้าใจได้ว่าโครงการนั้นทำอะไร

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ปฏิทินการปฏิบัติงาน (Time Schedule and Time Table)

                เป็นปฏิทินในรูปลักษณะของตาราง ซึ่งแสดงถึงงานที่ต้องทำ วันที่ที่เริ่มทำงานและ วันที่ที่ทำงานแล้วเสร็จ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ตาราง Input/Output Table

                เป็นตารางที่ใช้สำหรับการสร้างหรือออกแบบตาราง Output หรือตารางเสนอผลการประมวลผลต่างๆ ซึ่งประกอบด้วยส่วนสำคัญๆ 2ส่วน คือ

   1.ส่วนที่เป็นรายการ Input ประกอบด้วย รายการต่างๆ ทั้งหมดที่จะนำมาประมวลผลส่วนนี้จะอยู่ทางด้านซ้ายมือของตารางสำหรับใช้ในการเลือกเป็นรายการของตารางปกติตารางหนึ่งๆ จะมีรายการที่มีความสัมพันธ์กันประมาณ 2-5 รายการ แต่ถ้ารายการมีมากเกินไปจะต้องทำเป็นตารางเชิงซ้อนซึ่งอาจมีความซับซ้อนยุ่งยากเกินไป จึงนิยมแบ่งข้อมูลออกเป็นส่วนย่อย เสียก่อน แล้วจึงนำมาเข้าเป็นตารางต่อไป

   2.ส่วนของเลขตาราง ซึ่งในส่วนนี้จะมีจำนวนตารางเท่าใดก็ได้

 

ประโยชน์ของตาราง Input / Output Table

   1.ทำให้ทราบจำนวนตารางที่ได้ทำการออกแบบทั้งหมด

   2.ทำให้ทราบความสัมพันธ์ของรายการต่างๆ ของแต่ละตาราง ซึ่งจะเป็นการง่ายในการออกแบบตารางต่อไป

   3.เป็นการง่ายที่จะตรวจสอบว่า มีรายการใดบ้างที่ยังไม่ได้รับการออกแบบตาราง จะได้ทำการออกแบบตารางของรายการนั้นๆ ต่อไป

  4.เป็นการง่ายที่จะตรวจสอบว่าตารางใดบ้างที่มีรายการซ้ำกัน ที่ควรจะทำการตัดออก

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

การวิเคราะห์ข่ายงาน (Network Analysis)

                แผนภาพเครือข่าย (Network) คือ แผนภาพที่ใช้แสดงกิจกรรมต่างๆ ที่จะต้องทำเพื่อให้โครงการสำเร็จลงอย่างมีระบบ ส่วนประกอบของเครือข่ายจะประกอบด้วย Node ซึ่งใช้แสดงเหตุการณ์ต่างๆ โดยที่แต่ละ Node

จะเชื่อมโยงด้วยเส้นตรงแสดงถึงความสัมพันธ์ของกิจกรรมต่างๆ รวมทั้งเวลาที่จะต้องใช้ในการทำกรรมนั้นๆ การเขียนตารางเวลาการทำงานโดยใช้เครือข่ายมีอยู่ 2 วิธีที่นิยมใช้กันอยู่ คือ

     1.PERT : Program Evaluation and Review Technique

     2.CPM : Critical Path Method

     3.PERT : Program Evaluation and Review Technique

 

     เป็นแผนภาพที่ใช้สำหรับจัดตารางของงานในการพัฒนาระบบ ซึ่งแสดงถึงลำดับการทำงานกับเวลา รวมทั้งยังอำนวยความสะดวกให้ผู้วางแผน พิจารณาว่างานใดที่มีผลกระทบทำให้งานอื่นๆ ล่าช้ากว่ากำหนด แผนภาพนี้มีความละเอียดในการแสดงรายละเอียดของงานได้มากกว่า Gantt Chart ที่แสดงเพียงลำดับของงานกับเวลา

PERT เป็นเครื่องมือสำหรับการวางแผนและควบคุมให้งานต่างๆ สำเร็จภายในเวลาที่กำหนด และยังแสดงความสัมพันธ์ระหว่างเหตุการณ์และกิจกรรมต่างๆ ที่จำเป็นในการนำให้โครงการที่วางไว้สำเร็จลุล่วง